Все, что нужно знать о расчетных листах. Небанальный способ упростить учет

Все, что нужно знать о расчетных листах. Небанальный способ упростить учет

Несмотря на то, что некоторые компании считают расчётные листки ненужной бумажкой, законодательство обязывает работодателей выдавать их своим работникам. Данная норма содержится в ч.1 ст.136 ТК РФ и гласит, что работодатель должен письменно уведомлять работников:

• о составе заработной платы (оклад, сверхурочные, работа в праздничные дни и т. п.);
• о размерах других выплат (премий, компенсаций, отпускных, больничных и т. п.);
• о размерах удержаний и основаниях (НДФЛ, алименты, займы и проч.);
• об итоговой сумме, которая причитается работнику.

Зарплатные листки надлежит выдавать не только основным работникам, но и совместителям, дистанционным сотрудникам и т.д. Не влияет на представление расчётных листков и способ выдачи зарплаты — документ о начисленной оплате нужно вручить как сотрудникам, получающим деньги в кассе, так и сотрудникам, которые получают заработок на банковскую карту (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). Если начислений за месяц не было, расчётный листок можно не выдавать.

Установленной формы расчётного листка в настоящее время не существует, т.е. организация сама может разработать этот документ с учетом законодательства и закрепить это в локальном акте. На практике бухгалтеры часто используют форму листка, которая есть в учетной программе. Это вполне допустимо, главное, чтобы форма содержала необходимые реквизиты. И обязательно такую форму нужно утвердить, в противном случае трудовая инспекция может привлечь работодателя к административной ответственности. Заверять печатью и подписью ответственного работника расчётный листок не нужно.

Штрафы за отсутствие расчетных листков

Если работодатель не будет выдавать расчётные листки, он нарушит трудовое законодательство. 

За такие нарушения его ждет штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Должностные лица могут заплатить штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей (ч.1 ст.5.27 КоАП РФ). За повторное нарушение штрафы будут выше. 

Расчётные листки могут выдаваться как в бумажном виде, так и направляться по электронной почте. Но, всегда нужно помнить о том, что расчётный лист содержит персональные данные работника, которые нельзя разглашать (ст.88 ТК РФ, ст.7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Значит, листок должен попадать в руки конкретного работника, чтобы не было утечки информации. И выдача/направление расчётных листков должна осуществляться лицом, уполномоченным на работу с персональными данными. Способ выдачи расчётных листков фиксируется в локальном акте организации.

Сколько расчетных листков выдавать за месяц

Какое количество расчётных листков работодатель должен выдать работнику за месяц?  Этот правомерный вопрос возникает потому, что позиция проверяющих органов, как всегда, разная. Первая состоит в том, что расчётных листков должно быть не менее двух в месяц, так как с такой периодичностью законодательство предписывает работодателю выплачивать зарплату по ч.6 ст.136 ТК РФ. Другая — периодичность выдачи работодатель может утвердить в локальном нормативном акте. 

Как правило, расчётный листок выдается 1 раз по окончании рабочего месяца в день выплаты окончательного расчета. При увольнении сотрудника данный документ следует выдать в день увольнения, поскольку при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчёт в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ч.1 ст.140 ТК РФ). 

Как упростить себе работу

«1С:Кабинет сотрудника» – это личный кабинет сотрудника, онлайн-сервис, который упрощает взаимодействие сотрудников предприятия и кадровой службы, переводя его с бумажных документов в электронный вид. 

Изначально этот сервис был создан сотрудниками 1С, как удобный инструмент по рассылке расчетных листков с минимальными трудозатратами. Позже появились новые возможности — запросы различных справок, оформление отпусков, сообщения об изменении персональных данных. 

1С:Кабинет сотрудника переносит в цифровой формат все, что можно туда перенести, и существенно сокращает время на ведение кадрового учета. Сейчас в 1С:Кабинет сотрудника можно:

• посмотреть расчетный листок за любой период и подтвердить факт ознакомления;
• уведомить об отсутствии (болезнь, опоздание, личные дела, командировка, отпуск по уходу);
• согласовать отсутствие со своим руководителем, указав причину;
• не только увидеть остаток неиспользованного отпуска, но и получить подробную справку с пояснением, почему остаток именно такой;
• написать заявление на очередной отпуск или отпуск за свой счет;
• найти коллегу по работе в общем списке и узнать его рабочий телефон или почту;
• запросить справку 2-НДФЛ;
• запросить справку с места работы;
• проверить свои персональные данные, которые хранятся в отделе кадров и заявить о необходимости их изменения.

Кроме этого, 1С:Кабинет сотрудника присылает полезные напоминания. Он сообщит о том, что согласовано заявление на отпуск, готов расчетный лист или заказанная справка. А руководителя личный кабинет уведомит о необходимости согласовать заявление подчиненного.

При переходе на кадровый ЭДО с помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника не потребуется внедрять какие-либо дополнительные внешние программы или кадровые порталы, которые нужны для обработки, подписания и хранения кадровых документов. 

Весь привычный порядок ведения кадрового учета в программе 1С сохраняется. При подключении этого сервиса активируются дополнительные модули программы, которые позволяют осуществлять полноценную коммуникацию с сотрудниками из программы. 

Вам больше не придется тратить время на чтение рукописных заявлений и ручной ввод данных в программу. А также сталкиваться с другими рутинными проблемами при работе с кадровыми документами. 

     Сотрудники могут легко взаимодействовать с бухгалтерией и/или кадровой службой через мобильное приложение или веб-браузер, причём без прямого доступа к базам 1С. Приложение очень простое и понятное для пользователей. Использование готовых шаблонов уменьшит количество ошибок при составлении заявлений, запросов и др. 

Со стороны работодателя используются усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) организации. Со стороны сотрудников используются усиленные неквалифицированные электронные подписи (УНЭП) физического лица, в соответствии с требованиями закона о кадровом ЭДО. 

Подписи сотрудники получают непосредственно в сервисе в разделе «Электронная подпись» в профиле сотрудника. Выпуск и перевыпуск УНЭП подписи осуществляется для клиентов абсолютно бесплатно и не увеличивает стоимость сервиса.

Итак, какие же плюсы для кадровой службы появятся после подключения данного сервиса:

• заявления, требующие обработки, хранятся в удобном виде в программе и в порядке их поступления;
• нет необходимости вручную вводить данные из заявления, разбираться в почерке;
• не нужно распечатывать приказ;
• не нужно искать сотрудника в случае ошибки в заявлении;
• отпадает необходимость хранения печатного архива.

Плюсы для организации в целом:

• единый учет – все необходимые действия с документами производятся в вашей программе 1С. Дублировать действия по работе с документами не придется.
• полностью сохраняются существующие процессы по ведению кадрового учета. Менять существующий порядок учета не придется.

Мы уже 18 лет профессионально автоматизируем бизнес любого масштаба. И будем рады упростить вашу работу с помощью этого или другого сервиса 1С.

Напишите нам через форму обратной связи или свяжитесь с нашими специалистами любым удобным способом по телефонам, указанным на этой странице.

Подписывайтесь на наши страницы в соцсетях и читайте материалы от экспертов УльтраЮнион на удобной вам платформе:

• Дзен: https://dzen.ru/ultraunion
• Вконтакте: https://vk.com/ultraunion
• Телеграм: https://t.me/UltraUnionRU