Нужно ли отдельное соглашение на использование электронного документооборота с контрагентом

Статья 252 НК РФ закрепляет обязанность предпринимателей (юридических и физических лиц) сопровождать расходы, используемые для учёта налогообложения, документами. Это необходимо для подтверждения фактов хозяйственной деятельности и правильности исчисления налогов.

Первичные учётные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Электронные документы должны соответствовать формализованным критериям, как и бумажные.

Юридическую силу электронной первичной документации придаёт квалифицированная электронная подпись (КЭП). Требования к процедуре оформления с применением КЭП установлены законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Нужно ли заключать с контрагентом дополнительное соглашение об использовании электронных документов, зависит от того, какой подписью заверяется электронная «первичка».

Электронные документы, подписанные КЭП, равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно. Их можно применять в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ. Поэтому дополнительно придавать юридическую силу электронным документам с КЭП с помощью соглашения не нужно.

Однако, эксперты советуют всё же заключить соглашение на использование ЭДО. В соглашении можно урегулировать технические вопросы обмена документами, назначить ответственных лиц с каждой стороны, определить порядок работы при возникновении внештатных ситуаций и др. Это позволит избежать возможных споров с контрагентом.

При использовании простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи, письменное соглашение с контрагентом обязательно. Если соглашения не будет, проверяющие могут посчитать такую «первичку» недействительной. Следовательно, последует исключение их из расчёта налоговой базы и доначисление налогов.

Это следует из ч.1 ст. 5, ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи, ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, писем Минфина от 22.01.2021. № 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019. № 03-03-07/32128.

Отметим, что электронные счета-фактуры необходимо подписывать только КЭП и передавать через операторов ЭДО. Поэтому заключать дополнительное соглашение по обмену такими документами не нужно. Однако, вам понадобится согласие контрагента на получение электронных счетов-фактур. Это может следовать из ваших действий и действий контрагента, а может быть зафиксировано в договоре, переписке или иным способом.