Подотчетник не вернул сумму

Сегодня расскажем, как данная ситуация отражается в учете.

В этом случае у работника возникает доход и, соответственно, база для исчисления НДФЛ. Налоговый кодекс говорит о том, что налоговая база по НДФЛ в размере невозвращённой суммы возникают у работника при списании задолженности.

По общему правилу, НДФЛ нужно исчислить на дату получения дохода.

Датой получения подотчётным лицом дохода в виде невозвращённых подотчётных сумм является наиболее ранняя из дат :

дата, с которой взыскание стало невозможным (например, истёк срок исковой давности — 3 года);
дата принятия решения об отказе от взыскания (например, дата договора о прощении долга).

Удержать НДФЛ надо за счёт любых доходов в денежной форме, причитающихся работнику. Например, можно удержать НДФЛ при выплате зарплаты. При этом нужно учитывать, что удерживаемая сумма не должна превышать 50% суммы выплаты (п.4 ст.226 НК РФ).

Если нет возможности удержать НДФЛ до окончания года (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 25 февраля следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу о невозможности удержать налог, суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

Можно ли признать в расходах для исчисления налога на прибыль списанную сумму?

Основания, по которым можно признать расходы:

задолженность, по которой есть постановление пристава-исполнителя о прекращении исполнительного производства в связи с отсутствием у должника имущества;
задолженность, по которой истек срок исковой давности.

Нельзя учесть в составе расходов задолженность, если:

организация добровольно отказалась от взыскания (в том числе, путём прощения долга подотчетному лицу);
во взыскании отказано судом.

Взносы, начисленные на сумму задолженности, можно учесть в целях налогообложения прибыли в любом случае — вне зависимости от того, учтена ли в целях налогообложения сама списанная задолженность.