Кейс: переход на КЭДО у производителя экопродуктов со штатом 500+ сотрудников

В УльтраЮнион обратился собственник компании, которая производит и продаёт экопродукты питания.

Кадровый документооборот в организации занимал слишком много времени и ресурсов — документы оформлялись на бумаге, терялись, долго согласовывались и усложняли работу HR-службы.

Основной запрос — перевести кадровые документы в электронный формат, упростить взаимодействие сотрудников с отделом кадров и заложить основу для дальнейшего развития HR-системы.

Название клиента не раскрываем в целях конфиденциальности

Исходя из запроса сформулировали 4 основные задачи:

• сократить трудозатраты кадровой службы за счёт отказа от ручного ввода и бумажных документов;
• ускорить обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками;
• обеспечить возможность дистанционного получения информации и подачи заявлений;
• снизить затраты на обслуживание бумажного архива и печать документов.

Компания — российский производитель экопродуктов полного цикла: от переработки сельскохозяйственного сырья до выпуска готовой продукции. Производственные мощности расположены на территории агропромышленного кластера в Центральной России.

Предприятие работает по принципу полного производственного цикла и включает несколько ключевых подразделений:

• цех первичной переработки сырья
• цех термической обработки
• участок фасовки и упаковки
• лабораторию контроля качества
• складские комплексы
• административный блок

Общая численность персонала превышает 500 человек.

Производственная площадка занимает обширную территорию, а сотрудники распределены между цехами, сменами и графиками.

При численности персонала более 500 человек объёмы бумажного документооборота были крайне высокими: заявления, приказы, расчётные листки, архивное хранение. Это приводило к значительным затратам времени, ресурсов и увеличивало риск ошибок.

Для автоматизации кадрового документооборота был выбран сервис «1С:Кабинет сотрудника», который легко интегрируется в существующую IT-архитектуру и допускает доработку под специфику производства.

В процессе проекта столкнулись с такой сложностью, как консервативность части офисного персонала, не готового сразу отказаться от бумажных документов.

Решением стал поэтапный переход, а также обучение сотрудников, информационные рассылки и разъяснение преимуществ электронного формата.

КЭДО был встроен в единую информационную систему предприятия. Настроен обмен данными с 1С:ЗУП по API, а функциональность дорабатывалась с учётом специфики сменной и цеховой работы.

Из-за распределённой структуры производства и сменных графиков требовался удобный инструмент для быстрого решения кадровых вопросов. Для этих целей у «1С:Кабинет сотрудника» есть мобильное приложение, которое позволило сотрудникам:

• оперативно сообщать о больничных;
• подавать заявления на отпуск;
• получать расчётные листки и уведомления в удобное время.

В результате внедрения кадрового электронного документооборота у производителя экопродуктов:

• Снизилась нагрузка на HR-службу. Документы формируются автоматически, отпала необходимость в постоянных обходах цехов и ручной обработке заявлений.
• Повысилось удобство для сотрудников. Большинство кадровых вопросов решаются дистанционно без посещения отдела кадров.
• Существенно сократились расходы на бумагу и архивы. Основная часть документов переведена в электронный формат и подписывается простой электронной подписью.
• Снизилось количество ошибок ручного ввода. Данные автоматически подтягиваются из справочников и форм, что минимизирует человеческий фактор.
• Упростилась рассылка расчётных листков. Отказ от email-рассылок устранил проблемы с недоставкой писем и устаревшими адресами. Все документы доступны сотрудникам в одном личном кабинете.

Проект показал, что даже на крупном производственном предприятии с распределённой структурой переход на КЭДО возможен без потери управляемости. Электронный кадровый документооборот стал не просто заменой бумаги, а инструментом повышения эффективности, прозрачности и удобства для бизнеса и сотрудников.

За автоматизацией кадровых и бухгалтерских процессов в компании обращайтесь к специалистам УльтраЮнион. Поможем сохранить время и ресурсы для развития вашего бизнеса.

А ещё, заглядывайте в наш телеграм-канал, в нём много полезной информации для вашего бизнеса.