Сотрудник ездит на работу на своём авто, что с компенсацией ГСМ? Законные способы учесть расходы

Сотрудник ездит на работу на своём авто, что с компенсацией ГСМ? Законные способы учесть расходы

Работник ездит на работу или по служебным делам на личном автомобиле, ему компенсируют стоимость бензина. Но можно ли на сумму подобных компенсаций уменьшить базу по налогу на прибыль? Как оформить, чтобы это было это законно? Об этом в сегодняшней статье. 

Ответ на этот вопрос мы нашли в Письме Минфина РФ от 30.03.2023. № 03-03-06/1/27888.

Согласно статье 252 НК РФ, компания вправе уменьшать доход на сумму экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов.

По общим правилам пункт 26 ст. 270 НК РФ запрещает учитывать при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на оплату проезда к месту работы и обратно общественным транспортом, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Исключения сделаны для двух случаев: 

• для производств, где технологические особенности производства подразумевают использование ведомственного и аналогичного транспорта. Например, предприятие удалено от населенных пунктов, имеет секретный режим и т.п.; 

• для компаний, у которых расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами и (или) коллективными договорами. 

Делаем вывод. Организация может учесть расходы на проезд работников к месту работы и обратно только если работников доставляют к месту работы и обратно ведомственным транспортом в силу технологических особенностей производства, и если такие расходы включены в систему оплаты труда в организации. В иных случаях расходы на оплату проезда к месту работы и обратно не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Если вы решили компенсировать работнику расходы на ГСМ при использовании им личного автотранспорта, у организации возникают налоговые обязательства.

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ доходам работника признаются все полученные доходы, как в денежной, так и в натуральной форме. К доходам, полученным в натуральной форме, относится, в том числе, полная либо частичная оплата организацией за работника товаров, работ или услуг. Сюда входят коммунальные услуги, питание, отдых, обучение, бензин и т.д. (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Доход, полученный в натуральной форме, рассчитывается как стоимость этих товаров, работ, услуг по рыночным ценам. 

Что касается страховых взносов, доходы, не облагаемые взносами, указаны в ст. 422 НК РФ. Суммы расходов организации на оплату стоимости ГСМ в связи с использованием работником личного транспорта для проезда из дома до работы и обратно не указаны в статье 422 НК РФ. Следовательно, данные суммы облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Законные способы добавить включить подобные расходы в базу по налогу на прибыль

К ним относятся:

• заключение с сотрудником договора аренды авто (ст.642 ГК РФ). В расходы по налогу на прибыль можно включить: плату за аренду, расходы на бензин, текущий и капитальный ремонт авто (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). С суммы арендной платы нужно удержать НДФЛ. 

• компенсация расходов, предусмотренная ст.188 ТК РФ. Для этого необходимо заключить письменное соглашение к трудовому договору с сотрудником. Сумма компенсации, разрешённая к включению в расходы, крайне мала – 1 200 рублей, но с неё не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. 

В любом случае необходимо помнить о том, что расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены. И лучше с вниманием относиться к оформлению и сбору всех подтверждающих документов.