Проверьте себя. Документы, выдаваемые сотруднику при увольнении (изменения-2023, штрафы)

Проверьте себя. Документы, выдаваемые сотруднику при увольнении (изменения-2023, штрафы)

Каждому увольняющемуся работнику выдается целый пакет документов: трудовая книжка, расчетный листок, справки о заработке и НДФЛ и т.д.

В 2023 году более половины документов, выдаваемых при увольнении, были изменены: либо переутверждены, либо вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1. Некоторые документы являются обязательными, а часть выдаётся по запросу.

Обязательно выдаются:

• бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат). Действующая в 2023 году форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда от 10.11.2022. № 713н;

• выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».  Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, но и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг. Форма утверждена приказом ФНС от 29.09.2022. № ЕД-7-11/878@;

• выписка из ЕФС-1, подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже. Увольняющемуся работнику нужно сделать выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ; 

• выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М). Форма утверждена Приказом ФНС от 29.09.2022. № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2; 

• расчетный листок;

• оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу. Это могут быть диплом, медицинские справки, медкнижка и т.п. 

Другие документы, среди которых «Справка о доходах физического лица» (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении, справка о среднем заработке для службы занятости и проч., нужно выдать только в случае , если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы. Выдать документы по запросу работника нужно в течение 3-х рабочих дней (ст.62 ТК РФ). Справка о доходах и удержаниях больше не называется 2-НДФЛ и входит в состав формы 6-НДФЛ. С 1 квартала 2023 года Приказом ФНС России от 29.09.2022. № ЕД-7-11/881@ введена новая форма 6-НДФЛ. 

Справка о доходах

До 2023 года работодатели должны были выдавать работнику справку по форме182н. Это справка о доходах физлица за текущий год, а также за 2 предшествующих года. Справка была необходима следующим работодателям для правильного расчета пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком. С 2023 года Социальный фонд России ведёт электронный документооборот с ФНС. Это позволяет не только своевременно получать из налогового органа информацию о заработке и стаже физлица за нужные периоды, но и в срок направлять ее текущему работодателю. То есть всю информацию о размере пособия работника работодатель получит из ФСС. Поэтому справку по форме 182н с 01.01.2023. отменили.

Штрафы

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов, которые работодатель обязан предоставить при увольнении (обязательные и дополнительные по запросу), организацию могут привлечь к административной ответственности по ч.1 ст.5.27 КоАП РФ. Штраф — от 30 000 до 50 000 руб. на саму организацию и от 1 000 до 5 000 руб. на руководителя.