Доверенности станут только машиночитаемыми

С 01 сентября 2023 года для всех субъектов бизнеса станет обязательным применение машиночитаемых доверенностей (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Разберёмся, что это такое и как начать их применять.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный аналог обычной бумажной доверенности, в которой руководитель даёт право представлять интересы компании – сдавать отчёты, подписывать документы, принимать товары и материалы, получать деньги в банке. Представителем может быть работник компании или сторонний человек, другая организация или ИП.

Такой вид доверенностей появился в 2022 году после изменения закона от 06.04.2011. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». По новым правилам, чтобы сотрудники могли подписывать рабочие документы от имени организации, у них должна быть отдельная электронная подпись физлица без реквизитов работодателя, а к ней – машиночитаемая доверенность. МЧД имеет формат XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя. До 1 сентября 2023 года действует переходный период, когда пользоваться электронными доверенностями можно по желанию.

Перед тем как создавать машиночитаемую доверенность, нужно оформить ЭП для физического лица, которое станет представителем по такой доверенности. Для этого обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр.

В соответствии с приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857, в МЧД необходимо указать следующую информацию:

Название документа.

Сведения о доверителе: если это ИП – требуется указать ФИО, номер СНИЛС, ИНН и ОГРНИП; если это российская компания – ее наименование, адрес места нахождения, ИНН, КПП, ОГРН и данные руководителя (ФИО и номер СНИЛС); если это иностранная компания - наименование, адрес в той стране, в которой она зарегистрирована, ИНН (при наличии), регистрационный номер в стране регистрации и сведения о руководителе;
Информация о представителе: его ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта с датой выдачи, названием и кодом органа, его выдавшего, СНИЛС и ИНН.
Дата совершения машиночитаемой доверенности.
Срок её действия (если будет установлен).
Полномочия представителя.
Идентификаторы полномочий из классификатора Минцифры согласно приказу № 856. Этот реестр открыт для публичного доступа на Госуслугах. Если нужных полномочий нет, их надо описать иначе в текстовом поле.
Сведения об информационной системе, предоставляющей информацию о досрочном прекращении действия доверенности.
Номер машиночитаемой доверенности.
ЭП доверителя, подписавшего ее.
Право передоверия в порядке ст. 187 ГК РФ, если вы хотите указать такое условие (п. 2 приказа Минцифры от 18.08.2021 № 857).

Созданная МЧД подписывается КЭП руководителя и сохраняется в информационной системе. Ею может быть аккредитованный Удостоверяющий центр, оператор ЭДО, удостоверяющий центр ФНС и проч. После этого данные о доверенности появляются в специальном едином реестре, и она может использоваться в электронном документообороте вашей компании.