1С:Управление проектной организацией

Программа может использоваться партнерами фирмы 1С в целях повышения эффективности проектной деятельности и ее автоматизации.

Реализована подсистема, позволяющая компаниям-франчайзи вести планирование трудозатрат по проектам любой направленности. Доступна возможность быстрого вычисления рентабельности и выполнимости каждого проекта, контроля изменений, сроков и прочих аспектов.

Фирма 1С просит обратить особое внимание владельцев предприятий в сферах машиностроения, приборостроения и инжиниринга на возможность автоматизации их работы, а также доступность общего информационного поля и совместного функционирования с другими системами 1С. В частности возможна совместная работа рассматриваемой системы с 1С:Предприятие 8. PDM.

1С:Управление проектной организацией – инновационная система на основе хорошо знакомых 1С:Управление производственным предприятием и 1С:Управление проектным офисом. В нем сохранены все достоинства указанных программ и их базовый функционал.

Программа представляет собой сочетание подсистем:

1. PMO. Управление каждым отдельно взятым проектом и проектными портфелями:
   • управление сотрудниками и финансами;
   • планирование и автоматическое управление этапами реализации;
   • контроль проектных работ;
   • контроль знаний по проектам.
2. ERP. Работа с ресурсами предприятия:
   • финансовыми средствами;
   • основными средствами:
   • продажами;
   • закупками;
   • товарами, размещенными на складах;
   • этапами и темпами производства;
   • сотрудниками, в том числе вычислением сумм их заработков.
3. CRM/SRM. Взаимодействие с подрядчиками, поставщиками, клиентами.

Общая концепция решения

1С:Управление проектной организацией применима при любом методе управления и учета. Информационная система полностью соответствует российским и мировым стандартам. С ее помощью легко обеспечить хозяйственно-финансовую деятельность компании согласно корпоративным правилам и нормам. Вся деятельность отражается в едином информационном поле, доступном пользователями разных уровней.

При внедрении в холдинги такое информационное поле может охватывать сразу все организации, состоящие в холдинговой структуре. Благодаря этому значительно снижается трудоемкость ведения учета и отчетности – данные, введенные в систему один раз, используются во всей документации, автоматически подставляясь в нужные колонки. Бухгалтерский и налоговый учет холдингов ведется по всем организациям по сквозному принципу, притом что регламентированная отчетность генерируется по каждой организации отдельно.

Каждая хозяйственная операция фиксируется раз и отражается во всех видах учета. Документы, в которых производится регистрация, настраиваются индивидуально или составляются по параметрам «по умолчанию». В последнем случае создание новых документов осуществляется на основании уже созданных ранее.

Подсистемы программного продукта

PMO. Управление портфелями и отдельными проектами

Программное управление портфелями и планами

Чтобы компания достигала поставленных целей, над всеми процессами, которые в ней происходят, нужен контроль. Это позволяет реализовывать работу в необходимых темпах и не допускать перегрузки. В 1С:Управление проектной организацией доступны: объединение нескольких проектов в портфели и продуманные программы, при этом объединяемые проекты могут пребывать на разных стадиях исполнения. Пользователь получает новые разрезы для создания разнообразных отчетов и механизмов анализа, в которых фигурируют внесенные в портфель проекты.

Манипуляции с портфелями:

• В системе можно проводить анализ возможности исполнения проектов с учетом ограничений в ресурсах, выявлять несоответствия в ресурсах между запланированными, выполняемыми и одобренными проектами. Полученные данные применяются при принятии решений в планировании на длительное время.
• Пользователь может вести мониторинг контрольных этапов исполнения проектов. Данные о всех контрольных точках проектов из одного портфеля сводятся в один документ, формируются графики и карты. При срывах сроков и наличии такой возможности система сама рассчитает размер штрафов и неустоек.
• Доступен контроль состояния и развития проектов. Значения вводятся вручную или рассчитываются автоматически при наличии данных в базе.

Управление ресурсами при исполнении и контроле проектов

Благодаря функционалу системы можно быстро выявить состояние и ограничения ресурсов компании. Это дает возможность для грамотного планирования без накладок и задержек в работе.

Поддерживаются три типа структуры управления:

• Проектная. Планирование задач, управление сотрудниками, их действиями, осуществляемое руководителем проектной организации.
• Функциональная. Автоматизированное управление утвержденными планами, сотрудниками со стороны директора департамента или подразделения.
• Матричная. Контроль менеджером проекта этапов плана, деятельности ресурсов и работ – руководителями подразделений.

В программе применяется двухуровневая структура планирования. При предварительном планировании сотрудники распределяются по специальностям, при оперативном – по обязанностям.

Программа 1С:Управление проектной организацией дает возможность нормировать стоимость, по которой к проектам привлекаются трудовые ресурсы: стоимость одного сотрудника и его услуг. В системе можно сохранять бесконечное число ставок по сотрудникам.

Также пользователям системы доступны:

• создание различных моделей ситуаций с ресурсными ограничениями посредством распределения сотрудников по профессиям и обязанностям, планирование и учет реальной мощности трудовых ресурсов, определение «слабых звеньев»;
• анализ нагрузки, испытываемой ресурсами, определение сотрудников, в работе которых наблюдается повышенная и пониженная интенсивность.

Управление финансами

Руководитель или ответственный сотрудник может контролировать финансовое состояние проекта, проводить бюджетирование, собирать и анализировать сведения из подсистем учета, учитывать освоение средств. В системе ведется учет и контроль финансов, перемещения финансовых средств. Сегменты бюджета представлены по статьям, запланированным задачам, договорам.

В системе легко вести планирование расходов – отдельные части бюджета формируются автоматически. При формировании учитываются сведения по затратам на привлечение любых новых ресурсов. Пользователь может настраивать распределение сумм, меняя схему.

Главная особенность управления финансовыми средствами – гибкая настройка временных периодов затрат, этапов реализации и т.д. Периоды задаются пользователем и могут изменяться автоматически или вручную при изменении сроков.

Построение финансовых планов возможно в различных версиях. Новые версии можно создавать в любой момент его реализации при возникновении неожиданных изменений. Предыдущая версия также сохраняется в системе, количество версий, которые можно сохранять, не ограничено. С помощью такого решения легко отследить изменения в бюджете, выявить события вне плана, определять и устранять причины.

На уровне управления бюджетом система дает возможность:

• делать план-фактный анализ прихода и расхода, финансовых движений по проекту, статей бюджета, периодов, контрагентов;
• получать финансовые сведения по проектам, взятые из первичных документов;
• анализировать отклонения от финансового плана;
• управлять ходом проекта, его расписанием и фазами.

Управление жизненным циклом

В 1С:Управление проектной организацией возможно планирование по двум методам:

• Метод, подразумевающий применение ролевой структуры персонала и матричной методики управления. Менеджер проекта занимается планированием, руководитель управляет ходом выполняемых работ. Назначение сотрудников на работы проводится с учетом их ролей.
• Метод без применения указанных структуры. Менеджер проекта заведует планом и выполнением работ. Сотрудники назначаются на работу на усмотрение руководства.

У каждого проекта шесть стадий жизни:

1. Инициация. Утверждается необходимость создания проекта, назначается менеджер.
2. Планирование. Разрабатывается план, назначаются специалисты и определяются их обязанности, сроки, стадии, бюджет.
3. Утверждение. Вычисляется выполнимость, ресурсные ограничения, накладки с другими проектами, вносятся последние коррективы.
4. Выполнение. Согласно плану, распределяются обязанности между сотрудниками, работы производятся поэтапно в соответствии утвержденным планом. При необходимости вносятся новые коррективы в экстренном режиме. Собираются данные о фактических затратах, сравниваются с запланированными расходами.
5. Завершение. Достигнутые результаты подвергаются тщательному анализу, в последний раз определяются финансовые отклонения от плана.
6. Отчет. Исполнитель проекта передает документальный отчет о выполненной работе, обозначает фактические сроки и трудозатраты, понесенные его персоналом.

При некачественном или неточном исполнении возможно возвращение проекта на доработку.

Особое внимание стоит уделить возможности актуализации проектов. Данные о выполнении работ, сроках или их срыве вносятся в систему без участия пользователя рассчитываются новые сроки выполнения всех этапов проекта. При регулярной актуализации руководитель или менеджер получает точные сведения о состоянии работ и может своевременно реагировать на форс-мажорные ситуации.

Пользователю доступны:

• план-фактный анализ сроков, длительности этапов выполнения работ, их фактической и запланированной стоимости, ресурсов;
• аналитика по контрольным событиям, выявление возможных штрафов и неустоек при срыве сроков.

Оперативное управление проектными работами

На уровне выполнения проекта пользователю доступе анализ:

• сведений о распределении рабочего времени, его потерях;
• накопленной статистики по ходу работы, трудозатратам и стоимости каждого этапа,
• отклонений от пунктов плана;
• информации по срывам запланированных заранее сроков и возможных последствий.

При необходимости можно воспользоваться такими функциями как аналитика по историческим данным, создание регламентов, доработка существующих методов реализации типовых проектов.

Управление знаниями с 1С:Управление проектной организацией

В системе при соответствующих настройках сохраняются шаблоны проектов. Это могут быть планы уже реализованных проектов или их отдельные сегменты. По структуре шаблоны аналогичны планам, в них есть перечень всех работы, данные о сотрудниках, бюджете и его расходе. Информация о календарных датах выполнения работ не сохраняется, при составлении нового плана по шаблону пользователь подставляет новые.

В качестве шаблона можно сохранить любой план. В качестве нового плана проекта может быть загружен любой шаблон из базы. Часть событий из шаблона можно заменять новыми частями или элементами других шаблонов. При необходимости можно составить новый план из нескольких шаблонов.

На уровне шаблона доступны:

• статистика по применяемым технологиям;
• анализ отклонений по срокам, трудозатрат, стоимости работ, выявление наиболее позитивных и негативных моментов.

Пользователь системы может смоделировать план любого шаблона и рассчитать количество необходимых ресурсов, сроки его воплощения в жизнь и сдачи на руки заказчику.

ERP. Автоматизированное управление ресурсами

Отслеживание и аналитика по показателям деятельности компании

Руководитель или менеджер проекта может получить развернутую информацию, быстро анализировать и сопоставлять сведения в разных разрезах, а также в динамике. В программе 1С:Управление проектной организацией можно проводить:

• формирование и передачу руководителю компании данных о состоянии дел;.
• расшифровку данных и анализ полученной из системы информации;.
• оценку динамики преобразования пассивов и активов;.
• сравнение запланированных и имеющихся по факту показателей;.
• просмотр данных в виде графиков, таблиц и диаграмм.

Рапорт руководителю

Это механизм, позволяющий регулярно создавать и направлять руководству предприятия информации о показателях компании. Руководителю не требуется самостоятельно запрашивать данные – настроенный однажды инструмент действует автоматически согласно заданному регламенту. Данные предоставляются через определенные временные интервалы или один раз в сутки в одно и то же время. Запускать 1С для получения сведений не нужно – информация поступает на электронную почту или публикуется на сайте компании.

В отчете содержится аналитика по показателям компании: выполнение планов, количество сделок, долги, движение средств по счетам и т.д. Перечень показателей настраивается для каждого отчета и руководителя, которому он предоставляется. Информация имеет вид текста или график текущих показателей и данных за прошедшие периоды.

Отслеживание и анализ деятельности компании

Конфигурация включает в себя комплекс отчетов для быстрого анализа и мониторинга торговли, производства и любой другой деятельности. Также реализованы:

• интеллектуальные инструменты формирования отчетов, для работы с ними не нужны навыки программирования;
• ультрасовременный дизайн;
• кросс-отчеты разных типов;
• сводные таблицы;
• группирование отчетов и документации;
• расшифровка сегментов отчетов.

Пользователю доступна полная детализация данных, самостоятельная настройка ее уровней, параметров группировки и подбора сведений для отчета согласно специфике поставленных целей. Настройки сохраняются для применения в дальнейшем.

Управление финансовыми ресурсами

Для облегчения планирования финансов и возможности рационального применения средств компании в системе присутствует подсистема управления бюджетом. Также пользователю доступен механизм поддержки географически разрозненных баз данных. Это позволяет руководству легко управлять не только единичными компаниями, но и холдингами, крупными корпорациями с обширной сетевой структурой, повышая прозрачность сделок. Данная особенность полезна финансовым директорам, бухгалтерам, экономистам.

Бюджетирование проектов с 1С:Управление проектной организацией

В системе есть все для легкого и точного бюджетирования проекта. Это такие возможности как:

• планирование движения денег на различные отрезки времени, центров финансовой ответственности, новых проектов, показателей по остаткам и оборотам и т.д.;
• контроль фактических показателей деятельности по пунктам, аналогичным разрезам планирования;
• формирование сводной отчетности о данных, полученных при мониторинге;
• мониторинг соответствия установленного плана на период и заявок на затраты средств;
• финансовый анализ;
• контроль доступности финансов;
• анализ отклонений имеющихся на руках данных от плановых.

Управление денежными средствами

Подсистема «Казначейство» предоставляет возможность контроля денежных движений и платежей:

• учет финансового движения и остатков в разных валютах;
• регистрация прихода и расхода;
• резервирование финансов на счетах и в наличных кассах под планируемые платежи;
• создание платежного календаря;
• выписка «первички»;
• интеграция с «Клиент-банком»;
• автоматическое и ручное разнесение сумм платежки по разным сделкам.

Управление и мониторинг взаиморасчетов

Подсистема управления взаимными расчетами применяется в структурах предприятий, занимающихся финансами, снабжением, сбытом для оптимизации финансовых и материальных потоков.

Пользователь может анализировать размер задолженности и ее изменение в разные периоды времени. Возможна работа с фактической и заранее ожидаемой задолженностью. Первая связывается с расчетами, вторая – с заказами на оптовую поставку, заявками на выплаты и т.д.

Подсистема взаиморасчетов нужна для:

• учета начала задолженности перед предприятием и самого предприятия;
• своевременного учета причин таких задолженностей;
• разных методик учета.