1С:Документооборот для компании "Окан"

Сдача проекта

01.06.2019

Отрасль

Производство, ТЭК

Специфика

Оборудование для атомных станций

Бизнес-задачи

Документооборот (ECM)

Программные продукты:

1С:Документооборот

Автоматизированных рабочих мест

1 месяц

Продолжительность выполнения проекта

В 2018 году в УльтраЮнион обратилось предприятие «Окан» с потребностью комплексной автоматизации производственного предприятия. Особой задачей являлось повышение эффективности управленческой работы и договорной дисциплины. Для этого был выбран флагманский программный продукт 1С:Докуметооборот уровня «Корп».

Всего за месяц система была успешно введена в промышленную эксплуатацию .

Информация о заказчике

ОКАН – современная компания, обеспечивающая решение любых инжиниринговых и производственных задач на рынке оборудования для атомных станций.

Особенностью процесса документооборота компании является большой объем проектной документации.

До внедрения программного продукт линейки Фирмы 1С, компания "ОКАН" использовала СЭД DIRECTUM. Система обладала значительными несовершенствами для использования ее в крупной компании. В частности, которая типовые процессы системы DIRECTUM позволяли использовать исключительно однозадачность в исполнении. Это существенно тормозило работу с документами на всех уровнях. В это же время, настроенные процессы 1С:Документооборот 8 позволяют провести комплексное движение, состоящее из множества задач.

После анализа сложившейся ситуации, специалистами компании "УльтраЮнион" была предложена программа 1С:Документооборот 8 КОРП, т.к. данный программный продукт помогает наладить бизнес процессы организации, автоматизировать их и управлять совместной работой сотрудников, чтобы сделать предприятие быстрым и успешным.

Цели и задачи

Были поставлены следущие задачи:

Систематизация договорной деятельности;
Повышение эффективности принятия решений за счет обеспечения контроля документов и поручений;
Оптимизация бизнес-процессов управления проектами за счет использования функционала СЭД;
Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов компании;
Обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов - ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.

Проведенные работы

Проведен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
Произведен перенос данных из предыдущих систем автоматизации (DIRECTUM). Перенесены входящие, исходящие и внутренние документы по проектам за период;
Настроены виды документов: входящие, исходящие и внутренние, включая договоры, дополнительные соглашения , спецификации и прочее;
Проведено обучение персонала работе с программой/системой (индивидуальное обучение, дистанционное обучение пользователей);
Настроена нумерация по видам документов;
Настроены шаблоны комплексных процессов;
Настроено оповещение пользователей по электронной почте;
Настроено хранение файлов в томах на диске;
Подготовлены инструкции пользователей;
Настроена интеграция с системой– 1C:ERP 2.4 в разрезе контрагентов, договоров, дополнительных соглашений и спецификаций.

Результаты

Благодаря успешно проведенному внедрению системы 1С:Докуменооборот удалось увеличить скорость исполнения поставленных задач в 2 раза за счет возможности согласовывать и исполнять задачи прямо из электронной почты и мобильного приложения.

На данный момент компания находится на сопровождении по договору 1С:ИТС:

Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие";
Производится регулярная диагностика состояния информационной базы;
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С";
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С".