Кейсы все

Сократили время обработки заявок в 10 раз, а инвентаризацию с 2 дней до 5 минут: проект ГК «Красный треугольник»

О клиенте

ГК «Красный треугольник» — один из крупнейших производителей конвейерных лент и резинотехнических изделий на Северо-Западе России. Компания экспортирует продукцию в страны СНГ, Европы и Африки: Казахстан, Беларусь, Германию, Норвегию, Польшу, Узбекистан и другие.
В структуре холдинга — производство, склады, транспортная служба, закупки, инвестиционные программы и ремонтный фонд. Предприятие ежедневно работает с десятками поставщиков и сотнями внутренних документов: от заявок на поставку химии и ткани до бюджетов и управленческой аналитики.
Содержание
Ситуация до проекта
Цель проекта
Что мы сделали
Результаты проекта
Что в итоге

Ситуация до проекта

Несмотря на установленную систему «1С:Документооборот», многие процессы в компании велись вручную. Документы хранились в разных папках, согласования проходили через email, а часть процессов существовала только на бумаге.
Основные сложности с которыми столкнулся клиент:
  • Документы терялись и дублировались. Договоры, накладные, бюджеты, заявки и отчёты находились в разных файловых папках и локальных базах. Единой структуры хранения не существовало. Чтобы найти нужный документ, сотрудникам приходилось обращаться напрямую к коллегам.
  • Закупки согласовывались вручную. Заявки на поставку химии, ткани и СИЗ отправлялись по email. Из-за этого затягивались сроки согласования и терялись документы терялись. Ответственные назначались вручную, а часть задач вовсе «зависала» без контроля исполнения.
  • Управленческая аналитика не работала. Ключевые отчёты — динамика цен на каучуки, кредиторская задолженность, рейтинг поставщиков — либо вообще не формировались, либо велись вручную в таблицах Excel.
  • Отсутствовал контроль актуальности данных. Например, инвентаризация ткани и химии занимала до 2 дней ручной сверки. Реестр оплат обновлялся вручную, из-за чего не было возможности оперативно анализировать план/факт по материалам.
  • Бюджеты существовали формально. Плановые и фактические бюджеты утверждались раз в год, но их исполнение не контролировалось. Инвестиционная программа фактически не отслеживалась: руководство не видело, какие задачи выполнены, а какие — нет.
  • Генеральный директор не видел полной картины. Программа действий, бюджеты и инвестиционные документы не доходили до ответственных системно. Не существовало механизма контроля ознакомления и исполнения.
Я тоже хочу автоматизировать бизнес

Цель проекта

Перед специалистами «УльтраЮнион» стояла задача превратить разрозненный документооборот компании в единую управляемую систему.
Одной из ключевых целей проекта стала автоматизация закупочных, складских и финансовых процессов. Компании было важно сократить количество ручных операций, исключить потери документов и ускорить согласование заявок, договоров и бюджетов.
Особое внимание уделялось настройке бизнес-процессов с автоматическим назначением ответственных и контролем сроков исполнения.
Также клиенту требовалось снизить зависимость от таблиц Excel и ручной подготовки отчетности. Автоматически в единой системе должны были формироваться управленческие отчеты:
  • по закупкам;
  • задолженности;
  • ценам на сырье;
  • движению материалов.
Отдельной задачей стало создание для руководства «единого окна» управления компанией. Генеральному директору был необходим инструмент, позволяющий в режиме реального времени видеть бюджеты, инвестиционные программы, движение документов, статус задач и ключевые показатели бизнеса в одной системе.

Что мы сделали

Проект установки и настройки «1С:Документооборот ПРОФ» в ГК «Красный треугольник» занял весь 2025 год и охватил практически все ключевые внутренние процессы компании — от закупок и складского учета до бюджетирования и управленческой аналитики.

Этап 1. Провели аудит процессов и анализ текущей работы компании

Работу над проектом мы начали с детального обследования существующих процессов. Важно не просто изучить структуру документов, а понять, как сотрудники реально работают с информацией внутри компании.
Наши специалисты проанализировали движение документов между подразделениями: от заявок на закупку химии и ткани до согласования бюджетов и подготовки отчетов для руководства.
Изучили:
  • как ведутся закупочные процессы;
  • как оформляются складские операции;
  • каким образом формируются финансовые документы;
  • где чаще всего возникают задержки или потери информации.
Особое внимание уделили ручным операциям и работе в таблицах Excel. Выявили процессы, которые сильнее всего зависели от конкретных сотрудников и создавали риски для бизнеса:
  • ручное согласование заявок;
  • отсутствие контроля исполнения;
  • дублирование документов;
  • разрозненное хранение файлов;
  • отсутствие актуальной управленческой отчетности.
По итогам аудита была сформирована архитектура будущей системы документооборота: определены ключевые виды документов, структура хранения, маршруты согласования и процессы, которые необходимо автоматизировать в первую очередь.

Этап 2. Создали единую структуру документов

После обследования разработали единую систему хранения документов внутри «1С:Документооборот ПРОФ». Ранее документы находились в разных папках, локальных базах и почтовых переписках, поэтому сотрудники тратили много времени на поиск нужной информации.
Мы создали полноценную иерархию папок и разделили документы по направлениям деятельности компании:
  • договорной блок;
  • закупки;
  • склад и производство;
  • бюджеты;
  • транспорт;
  • аналитика и отчетность;
  • инвестиционные программы.
Для каждого направления были предусмотрены собственные правила хранения и маршруты работы с документами.
Например, отдельно структурировали договоры поставки, дополнительные соглашения, заявки на поставку сырья, накладные на перемещение материалов между цехами, бюджеты и управленческие отчеты.
В результате компания получила единое цифровое пространство для работы с документами. Поиск нужной информации стал занимать секунды вместо ручного перебора папок и переписок.
Что дает бизнесу 1С:Документооборот?

1С:Документооборот помогает перевести работу с документами, задачами и согласованиями в единую систему. Компания получает прозрачные бизнес-процессы, автоматический контроль исполнения поручений и быстрый доступ к нужной информации.

С помощью программы можно:

  • автоматизировать согласование документов и заявок;
  • исключить потерю файлов и дублирование данных;
  • сократить количество ручных операций;
  • контролировать сроки и ответственных;
  • получать актуальную управленческую информацию в режиме реального времени.

Хотите узнать, как автоматизировать процессы в вашей компании? Оставьте заявку на коммерческое предложение. Специалисты УльтраЮнион проведут консультацию, помогут подобрать оптимальное решение и рассчитают стоимость внедрения под ваши задачи.

Запросить коммерческое предложение

Этап 3. Настроили виды документов и связи между ними

Следующим этапом стала настройка самих видов документов внутри системы. Для каждого типа документов мы создали отдельные карточки с необходимыми управленческими, финансовыми и производственными реквизитами.
Также мы настроили:
  • автоматическую нумерацию документов;
  • шаблоны заполнения;
  • автоподстановку реквизитов;
  • связи между связанными документами.
Например, договор автоматически связывается с дополнительными соглашениями, а инвестиционная программа — с отчетом о фактическом выполнении. Это позволило выстроить сквозную логику работы с документами и исключить потерю информации между этапами процессов.
Отдельно была унифицирована система нумерации. Ранее номера документов формировались вручную и часто отличались по структуре. После настройки все номера стали единообразными, уникальными и удобными для поиска.

Этап 4. Автоматизировали управленческую отчетность

Одной из самых важных задач проекта стало сокращение зависимости от Excel и ручной подготовки аналитики. До начала проекта многие отчеты собирались вручную, а их актуальность зависела от конкретных сотрудников.
Мы перенесли формирование ключевой отчетности непосредственно в «1С:Документооборот ПРОФ». В системе были настроены автоматические отчеты по:
  • динамике цен на каучуки и технический углерод;
  • сравнению цен поставщиков;
  • кредиторской задолженности;
  • план/факту по ткани;
  • реестру оплат;
  • инвентаризационным ведомостям;
  • рейтингу поставщиков.
Теперь сотрудники получают актуальные данные напрямую из системы без ручной обработки таблиц. Руководство может в любой момент увидеть состояние закупок, задолженности, изменения цен на сырье и другие важные показатели.
Автоматизация отчетности позволила существенно сократить нагрузку на финансовый отдел и снизить риск ошибок при подготовке данных.

Этап 5. Настроили бизнес-процессы и контроль исполнения

Ключевым этапом проекта стала автоматизация процессов «Исполнение» и «Ознакомление». До начала работ задачи часто терялись между подразделениями, а контроль исполнения практически отсутствовал.
Наша команда разработала шаблоны бизнес-процессов с автоматическим назначением ответственных сотрудников. Шаблоны привязали к конкретным видам документов.
В системе были настроены:
  • маршруты согласования;
  • автоматическое назначение исполнителей;
  • контроль сроков;
  • автоматическая отправка задач;
  • фиксация истории исполнения.
Теперь при создании документа процесс запускается автоматически.
Например, заявка на закупку сразу направляется ответственному сотруднику, бюджеты после утверждения автоматически отправляются на ознакомление, а руководители получают задачи по проверке отчетов и контролю исполнения.
Это позволило полностью исключить ситуации, когда документы «теряются» в почте или задачи остаются без ответственного.

Этап 6. Настроили права доступа и подготовили систему к масштабированию

После настройки процессов провели полную ревизию прав доступа пользователей. Для производственного холдинга с большим количеством подразделений было важно обеспечить безопасный доступ к информации и разделить зоны ответственности.
Настроили роли таким образом, чтобы:
  • финансовый отдел видел бюджеты, реестры и задолженность;
  • сотрудники цехов работали только со складскими и производственными документами;
  • транспортная служба имела доступ к своим заявкам и маршрутным листам;
  • руководство получало полную картину по компании.
Дополнительно очистили систему от устаревших объектов, устранили конфликты прав и подготовили структуру базы к дальнейшему развитию и подключению новых подразделений.
В результате система стала не только удобной, но и масштабируемой.

Этап 7. Обучили сотрудников работе в новой системе

Финальным этапом проекта стало обучение сотрудников и подготовка инструкций по работе в системе.
Разработали подробные пошаговые материалы:
  • как создавать документы;
  • как запускать бизнес-процессы;
  • как согласовывать документы;
  • как отслеживать исполнение задач;
  • как работать с отчетами и маршрутами согласования.
Отдельно показали сотрудникам, как контролировать статус документов и отслеживать историю изменений.
Благодаря обучению команда быстро перешла на новую модель работы, а сама система стала полноценным рабочим инструментом.

Результаты проекта

После установки и доработки «1С:Документооборот ПРОФ» компания получила не просто новую систему хранения документов, а полноценный инструмент управления внутренними процессами.
Большая часть операций, которые раньше выполнялись вручную или через email и Excel, была автоматизирована. Руководство получило прозрачный контроль над закупками, бюджетами, задачами и инвестиционными программами, а сотрудники — единые понятные процессы работы с документами.
Изменения особенно заметно сказались на скорости обработки документов, качестве управленческой отчетности и контроле исполнения задач.
↑ Ключевые результаты проекта

Закупочные процессы стали прозрачными и управляемыми

После установки «1С:Документооборот ПРОФ» заявки начали автоматически запускать бизнес-процессы с назначением ответственных и контролем сроков. Время регистрации и запуска заявки сократилось до 10–15 минут, а случаи потери документов фактически были исключены.
Руководство получило возможность видеть весь цикл закупки: от создания заявки до её исполнения и закрытия. Это особенно важно для производственного предприятия, где задержки поставок напрямую влияют на работу цехов и выполнение производственного плана.

Скорость согласования документов выросла в несколько раз

После настройки бизнес-процессов маршруты согласования стали автоматическими. Система сама определяет ответственных сотрудников, отправляет задачи и контролирует сроки исполнения.
В результате:
  • процессы согласования перестали зависеть от ручных пересылок;
  • количество задержек сократилось практически до нуля;
  • после запуска системы не было зафиксировано ни одного случая, когда задача не дошла до исполнителя;
  • сотрудники начали тратить значительно меньше времени на согласование документов и поиск актуальных версий файлов.
Для компании с большим объемом закупок, договоров и внутренних согласований это позволило существенно ускорить ежедневную работу подразделений.

Финансовый отдел сократил объём ручной работы

После автоматизации ключевые отчеты начали формироваться непосредственно в «1С:Документооборот ПРОФ». Это позволило сократить объём ручной работы минимум на 10 часов в неделю только по финансовому блоку.
Особенно заметный эффект проект автоматизации дал в части складской аналитики:
  • инвентаризационная ведомость ткани и химии стала формироваться за 5 минут вместо двух дней ручной сверки;
  • данные по кредиторской задолженности и оплатам теперь доступны в режиме реального времени;
  • анализ цен поставщиков выполняется автоматически, без ручной обработки таблиц.
Финансовый отдел получил возможность тратить время не на сбор данных, а на их анализ и контроль.

Снизились финансовые и юридические риски

После автоматизации система обеспечила:
  • централизованное хранение документов;
  • контроль актуальных версий файлов;
  • прозрачную ведомость кредиторской задолженности с разнесением по периодам;
  • автоматическую фиксацию сроков исполнения;
  • единый реестр поставщиков и закупочных документов.
Это позволило значительно повысить управляемость финансовых процессов и снизить вероятность ошибок при работе с договорами, оплатами и закупками.

Руководство получило единый инструмент контроля бизнеса

Одним из главных результатов проекта стало создание для генерального директора и руководителей полноценного инструмента оперативного управления компанией.
Теперь в одной системе руководство может видеть:
  • статусы инвестиционных программ;
  • выполнение задач и бизнес-процессов;
  • динамику цен на каучуки, углерод и другие материалы;
  • плановые и фактические бюджеты;
  • кредиторскую задолженность;
  • данные по поставщикам;
  • ключевые управленческие отчеты.
По сути, компания получила не просто систему документооборота, а полноценный инструмент управления производственными, финансовыми и закупочными процессами.

Что в итоге

Проект позволил превратить разрозненный документооборот производственного холдинга в полноценную систему управления процессами.
Компания получила:
  • единое пространство для работы с документами;
  • прозрачные бизнес-процессы;
  • автоматический контроль исполнения;
  • актуальную управленческую аналитику;
  • масштабируемую систему для дальнейшего развития.
Сегодня ГК «Красный треугольник» продолжает развитие системы совместно с нашей командой: в планах интеграция с «1С:Бухгалтерией», «1С:Управлением холдингом» и настройка электронного обмена с контрагентами.
За автоматизацией бизнес-процессов в компании обращайтесь к специалистам УльтраЮнион. Поможем сохранить время и ресурсы для развития вашего бизнеса.

А ещё, заглядывайте в наш телеграм-канал, в нём много полезной информации для вашего бизнеса.
2026-06-02 13:05 Производство, ТЭК