Возмещение расходов дистанционному сотруднику

С 31 августа 2023 года в целях налога на прибыль установлены нормы компенсации расходов дистанционных работников, связанных с использованием собственного оборудования.

В случае заключения трудового договора на дистанционную работу, работодатель обязан обеспечить работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты и иными средствами для выполнения трудовых обязанностей (ст.312.6 ТК РФ, Письмо Минтруда о т05.12.2022. №14-2/ООГ-7551).

Альтернативным вариантом (при согласии работодателя) может стать использование собственного (арендованного) оборудования сотрудника. При этом работодатель должен выплачивать компенсацию, а также возместить расходы, связанные с эксплуатацией такого оборудования. Эти положения закрепляются в трудовом договоре (или другом локальном акте).

С 31.08.2023. для включения компенсации в расходы по налогу на прибыль, дистанционным работникам не нужно подтверждать расходы. Федеральный закон от 31.07.2023 №389-ФЗ внёс изменения в пп.11.1 п.1 ст.264 НК РФ и установил нормативы расходов по компенсации. Размер определяет работодатель, но не более 35 руб. за рабочий день дистанционной работы.

Норматив применяется, если в качестве способа компенсации расходов «дистанционщика» локальным нормативным актом предусмотрена фиксированная величина выплаты.

При отсутствии указанных положений в локальных нормативных актах или трудовом договоре, возмещение расходов осуществляется только по документально подтверждённым фактическим расходам.

Норматив 35 рублей за каждый день исполнения трудовых функций дистанционно в отношении НДФЛ и страховых взносов будет применяться только с 01.01.2024.

В период с 31.08.2023. до 01.01.2024. складывается ситуация: если работодатель установил выплату компенсации в фиксированной сумме, то для налога на прибыль в расходах применяется норматив. Для освобождения компенсации от НДФЛ и страховых взносов работнику необходимо представить документы, подтверждающие фактические расходы. Без подтверждающих документов НДФЛ и страховые взносы нужно начислить на всю сумму компенсации.

Только с 01.01.2024. «бездокументарный» норматив будет применяться не только для налога на прибыль, но и в отношении НДФЛ и страховых взносов.

Напомним, что для учёта компенсации любым способом (фиксированным или подтверждаемым), работодателю необходимо подтвердить, что имущество принадлежит сотруднику, или он арендует его. К таким документам могут относиться копии документов, подтверждающих приобретение (аренду) оборудования работником: чеки ККТ, товарные чеки, счета и проч.