Новые правила хранения документов

С 17.09.2023 года вступили в силу изменения в правилах хранения документов (кадровых и бухгалтерских), которые обязаны учитывать все российские организации и ИП.

Выделим некоторые положения новых правил:

организации и ИП вправе сами создавать архив документов по своей деятельности и обеспечивать его сохранность. Можно передать функцию создания и хранения архива в стороннюю организацию, для которой такая деятельность является уставной. Такие правила не предусматривались, когда регламенты утверждало Министерство культуры;
организации и ИП вправе не создавать архив документации, используемой в деятельности. Однако новый порядок необходимо применять для оформления дел при хранении документов и при утилизации бумажной документации, у которой истёк срок хранения;
требования к обустройству архивного помещения остались прежними. Дополнительно указано, что кроме ламп накаливания в закрытых плафонах можно использовать светодиодные светильники и люминесцентные лампы с урезанным УФ спектром;
бумажные документы нужно сдавать в архив не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после окончания их обработки. Архивируются только документы с длительным (свыше 10 лет) сроком хранения;
как и прежде, в каждом бумажном деле должно быть не более 250 листов, толщина корешка не должна превышать 4 см;
документы со сроком хранения до 10 лет уничтожаются после проведения экспертизы;
правила проведения экспертизы остались прежними, но Росархив дополнил, что при проведении экспертизы документ должен оцениваться сразу по четырем критериям: (происхождение, содержание, внешние особенности, пригодность для использования);
электронные архивные документы должны храниться на физически обособленных носителях и (или) в системе хранения электронных документов (СХЭД);
документы бумажных и электронных дел, которые подлежат уничтожению, должны быть переданы в организацию, которая непосредственно занимается переработкой вторсырья;
документы, содержащие персональные сведения, имеющие отметку «Для служебного пользования» и включающие информацию ограниченного доступа, должны быть уничтожены в самой организации путём измельчения в шредере. И лишь потом бумажные отходы должны быть переданы для утилизации в стороннюю организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья;
обновлены формы номенклатуры дел, актов и описей. Новые формы приведены в Приложении к Приказу № 77.