Подтверждение командировочных расходов без кассового чека

Документальное оформление авансовых отчётов по командировке очень важно.

Главная задача здесь — собрать максимально полный набор документов, подтверждающих произведённые расходы. Налоговики тщательно проверяют обоснованность и подтверждение расходов, включаемых в расчёт по налогу на прибыль.

Напомним перечень командировочных расходов, которые работодатель должен возместить сотруднику (ст.168 ТК РФ):

проезд;
аренда жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
иные расходы, произведённые с разрешения или ведома работодателя.

Для налогового учёта важно подтвердить не только факт приобретения товаров (работ, услуг), но и их оплату. Документы, подтверждающие факт оплаты, должны отвечать требованиям п.1 ст.252 НК РФ.

Если по окончании командировки сотрудник не предоставил кассовые чеки на приобретённые ценности (услуги), то для этого могут быть использованы другие документы, а именно:

товарный чек (Письмо Минфина России от 16.08.2017. № 03-01-15/52653);

слип (квитанция электронного терминала) (Письмо Минфина России от 24.03.2021. № 03-03-07/21069);
документ строгой отчётности, в том числе маршрут/квитанция электронного билета, посадочный талон со штампом о прохождении досмотра (ст.1.1 Федерального закона № 54-ФЗ, Письма Минфина России от 20.01.2022. № 03-03-07/3198, от 15.01.2021. № 03-03-06/1/1448);
выписка с банковского счёта сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.

Подтверждённые командировочные расходы включаются в расчёт по налогу на прибыль, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (суточные — в пределах норматива).