В УльтраЮнион обратился собственник компании, которая производит и продаёт экопродукты питания.
Кадровый документооборот в организации занимал слишком много времени и ресурсов — документы оформлялись на бумаге, терялись, долго согласовывались и усложняли работу HR-службы.
Основной запрос — перевести кадровые документы в электронный формат, упростить взаимодействие сотрудников с отделом кадров и заложить основу для дальнейшего развития HR-системы.
Название клиента не раскрываем в целях конфиденциальности
Кадровый документооборот в организации занимал слишком много времени и ресурсов — документы оформлялись на бумаге, терялись, долго согласовывались и усложняли работу HR-службы.
Основной запрос — перевести кадровые документы в электронный формат, упростить взаимодействие сотрудников с отделом кадров и заложить основу для дальнейшего развития HR-системы.
Название клиента не раскрываем в целях конфиденциальности
Задачи проекта
Исходя из запроса сформулировали 4 основные задачи:
- сократить трудозатраты кадровой службы за счёт отказа от ручного ввода и бумажных документов;
- ускорить обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками;
- обеспечить возможность дистанционного получения информации и подачи заявлений;
- снизить затраты на обслуживание бумажного архива и печать документов.
Ситуация до внедрения
Компания — российский производитель экопродуктов полного цикла: от переработки сельскохозяйственного сырья до выпуска готовой продукции. Производственные мощности расположены на территории агропромышленного кластера в Центральной России.
Предприятие работает по принципу полного производственного цикла и включает несколько ключевых подразделений:
Общая численность персонала превышает 500 человек.
Производственная площадка занимает обширную территорию, а сотрудники распределены между цехами, сменами и графиками.
Предприятие работает по принципу полного производственного цикла и включает несколько ключевых подразделений:
- цех первичной переработки сырья
- цех термической обработки
- участок фасовки и упаковки
- лабораторию контроля качества
- складские комплексы
- административный блок
Общая численность персонала превышает 500 человек.
Производственная площадка занимает обширную территорию, а сотрудники распределены между цехами, сменами и графиками.
Для решения кадровых вопросов ранее использовалась следующая схема: за каждым цехом был закреплён офис-ассистент, который лично обходил работников или передавал приглашения через линейных руководителей.
Внедрение КЭДО: сложности и решения
При численности персонала более 500 человек объёмы бумажного документооборота были крайне высокими: заявления, приказы, расчётные листки, архивное хранение. Это приводило к значительным затратам времени, ресурсов и увеличивало риск ошибок.
Для автоматизации кадрового документооборота был выбран сервис «1С:Кабинет сотрудника», который легко интегрируется в существующую IT-архитектуру и допускает доработку под специфику производства.
В процессе проекта столкнулись с такой сложностью, как консервативность части офисного персонала, не готового сразу отказаться от бумажных документов.
Решением стал поэтапный переход, а также обучение сотрудников, информационные рассылки и разъяснение преимуществ электронного формата.
КЭДО был встроен в единую информационную систему предприятия. Настроен обмен данными с 1С:ЗУП по API, а функциональность дорабатывалась с учётом специфики сменной и цеховой работы.
Из-за распределённой структуры производства и сменных графиков требовался удобный инструмент для быстрого решения кадровых вопросов. Для этих целей у «1С:Кабинет сотрудника» есть мобильное приложение, которое позволило сотрудникам:
Для автоматизации кадрового документооборота был выбран сервис «1С:Кабинет сотрудника», который легко интегрируется в существующую IT-архитектуру и допускает доработку под специфику производства.
В процессе проекта столкнулись с такой сложностью, как консервативность части офисного персонала, не готового сразу отказаться от бумажных документов.
Решением стал поэтапный переход, а также обучение сотрудников, информационные рассылки и разъяснение преимуществ электронного формата.
КЭДО был встроен в единую информационную систему предприятия. Настроен обмен данными с 1С:ЗУП по API, а функциональность дорабатывалась с учётом специфики сменной и цеховой работы.
Из-за распределённой структуры производства и сменных графиков требовался удобный инструмент для быстрого решения кадровых вопросов. Для этих целей у «1С:Кабинет сотрудника» есть мобильное приложение, которое позволило сотрудникам:
- оперативно сообщать о больничных;
- подавать заявления на отпуск;
- получать расчётные листки и уведомления в удобное время.
Результаты проекта
В результате внедрения кадрового электронного документооборота у производителя экопродуктов:
Проект показал, что даже на крупном производственном предприятии с распределённой структурой переход на КЭДО возможен без потери управляемости. Электронный кадровый документооборот стал не просто заменой бумаги, а инструментом повышения эффективности, прозрачности и удобства для бизнеса и сотрудников.
За автоматизацией кадровых и бухгалтерских процессов в компании обращайтесь к специалистам УльтраЮнион. Поможем сохранить время и ресурсы для развития вашего бизнеса.
А ещё, заглядывайте в наш телеграм-канал, в нём много полезной информации для вашего бизнеса.
- Снизилась нагрузка на HR-службу. Документы формируются автоматически, отпала необходимость в постоянных обходах цехов и ручной обработке заявлений.
- Повысилось удобство для сотрудников. Большинство кадровых вопросов решаются дистанционно без посещения отдела кадров.
- Существенно сократились расходы на бумагу и архивы. Основная часть документов переведена в электронный формат и подписывается простой электронной подписью.
- Снизилось количество ошибок ручного ввода. Данные автоматически подтягиваются из справочников и форм, что минимизирует человеческий фактор.
- Упростилась рассылка расчётных листков. Отказ от email-рассылок устранил проблемы с недоставкой писем и устаревшими адресами. Все документы доступны сотрудникам в одном личном кабинете.
Проект показал, что даже на крупном производственном предприятии с распределённой структурой переход на КЭДО возможен без потери управляемости. Электронный кадровый документооборот стал не просто заменой бумаги, а инструментом повышения эффективности, прозрачности и удобства для бизнеса и сотрудников.
За автоматизацией кадровых и бухгалтерских процессов в компании обращайтесь к специалистам УльтраЮнион. Поможем сохранить время и ресурсы для развития вашего бизнеса.
А ещё, заглядывайте в наш телеграм-канал, в нём много полезной информации для вашего бизнеса.
