Ошибка на этапе выбора подрядчика может дорого обойтись компании: проект затянется, а каждая новая доработка будет превращаться в отдельную проблему. Поэтому при выборе исполнителя важно смотреть не только на стоимость услуг, но и на опыт, подход к проекту, компетенции команды и готовность разбираться в бизнес-процессах.
В этой статье разберем, как выбрать подрядчика по установке, доработке и сопровождению 1С, какие вопросы задать до начала сотрудничества и по каким признакам можно понять, что перед вами надежный партнер, а не просто исполнитель отдельных задач.
Содержание
Почему выбор подрядчика по 1С — это стратегическое решение
Чем сегодня занимается партнер по 1С
Чек-лист: как выбрать надежного подрядчика по внедрению и сопровождению 1С
Какие вопросы стоит задать подрядчику до подписания договора
Красные флаги: когда стоит отказаться от сотрудничества
Чем сегодня занимается партнер по 1С
Чек-лист: как выбрать надежного подрядчика по внедрению и сопровождению 1С
Какие вопросы стоит задать подрядчику до подписания договора
Красные флаги: когда стоит отказаться от сотрудничества
Почему выбор подрядчика по 1С — это стратегическое решение
На первый взгляд кажется, что главная задача — найти специалистов, которые умеют программировать в 1С. Но на практике хороший подрядчик — это гораздо больше, чем команда разработчиков. Ниже разберём почему.
Чем автоматизация бизнеса отличается от обычной настройки программы
Настроить программу — значит изменить отдельные функции: добавить отчет, создать печатную форму, доработать документ или настроить права доступа.
Автоматизация — это комплексная работа с процессами. Подрядчик изучает, как устроены процессы в компании, какие подразделения участвуют в работе, где сотрудники тратят время на ручные операции и какие задачи должна решать информационная система.
Например, производственная компания обращается с просьбой настроить новый отчет по остаткам. Опытный специалист сначала выяснит, почему существующий отчет не подходит. Возможно, проблема вовсе не в отчете, а в том, что данные поступают в систему с ошибками или часть операций сотрудники ведут в Excel. В этом случае новый отчет не решит проблему, а лишь скроет ее.
Именно поэтому качественное внедрение всегда начинается с анализа процессов, а не с написания кода.
Почему менять подрядчика после запуска проекта дорого и сложно
Если проект уже стартовал, смена исполнителя может оказаться сложнее, чем кажется.
Новому подрядчику потребуется время, чтобы разобраться:
- как устроена текущая система;
- какие доработки уже выполнены;
- почему принимались те или иные технические решения;
- где хранится документация и насколько она актуальна.
Если предыдущий исполнитель не вел документацию или разрабатывал систему без единых стандартов, часть работ придется фактически выполнять заново.
Кроме того, смена подрядчика почти всегда означает дополнительные расходы. Новый специалист не может отвечать за чужой код без предварительного аудита, поэтому перед началом работ обычно проводится анализ конфигурации, который занимает время и требует отдельных затрат.
Чем сегодня занимается партнер по 1С
Современный партнер по 1С давно перестал быть компанией, которая просто устанавливает обновления.
Хороший подрядчик помогает бизнесу:
- автоматизировать бизнес-процессы;
- внедрять новые продукты 1С;
- интегрировать систему с CRM, сайтом, маркетплейсами и другими сервисами;
- настраивать управленческую отчетность;
- оптимизировать работу сотрудников;
- сопровождать пользователей и обучать их работе в системе;
- готовить информационную систему к масштабированию бизнеса.
По сути, подрядчик становится долгосрочным технологическим партнером, который помогает компании развивать информационную систему вместе с развитием бизнеса.
Чек-лист: как выбрать надежного подрядчика по внедрению и сопровождению 1С
Мы подготовили небольшой чек-лист, который поможет понять, подходит ли тот или иной подрядчик для решения задач вашего бизнеса.
На что конкретно стоит обратить внимание:
1. Есть ли опыт работы именно с вашей отраслью.
Хорошее знание платформы 1С — обязательное условие, но этого недостаточно.
Компании из разных отраслей работают совершенно по-разному. Производство, оптовая торговля, логистика, строительство или сфера услуг используют разные бизнес-процессы, документы и показатели эффективности.
Подрядчик, который уже автоматизировал компании вашей отрасли, быстрее поймет специфику бизнеса и предложит решение без долгих экспериментов.
Например, если компания занимается производством, исполнитель должен понимать особенности планирования выпуска продукции, учета материалов, расчета себестоимости и загрузки оборудования. Если речь идет о логистике, важно учитывать маршруты, рейсы, транспорт и документооборот перевозок.
Какие вопросы стоит задать
- Есть ли у вас опыт работы с компаниями нашей отрасли?
- Какие проекты похожи на наш?
- Какие задачи вы решали?
- С какими конфигурациями 1С вы работали?
Не ограничивайтесь красивыми словами вроде «успешно внедрили систему».
Хороший кейс отвечает на три вопроса:
- Какая проблема была у клиента?
- Какие решения были внедрены?
- Какой результат получил бизнес?
Например, в кейсах УльтраЮнион вы найдете ответы на каждый из этих вопросов. Мы стараемся подробно описывать весь процесс автоматизации, но при этом объяснять его простым языком. Благодаря этому даже читатель без технического опыта сможет понять, с какой проблемой столкнулся клиент, почему возникла эта проблема, какие решения были реализованы и каких результатов удалось добиться.
2. Есть ли реальные проекты и измеримые результаты.
Фраза «мы автоматизировали предприятие» практически ничего не говорит о качестве работы.
Совсем другое дело, когда подрядчик показывает конкретные результаты.
Например:
- обработка заявок сократилась на 40%;
- документы стали согласовываться в 10 раз быстрее;
- сотрудники перестали вести учет одновременно в Excel и 1С;
- время подготовки управленческой отчетности сократилось с нескольких дней до нескольких часов;
- количество ручных операций уменьшилось в несколько раз.
Такие показатели говорят о том, что подрядчик оценивает эффективность проекта не количеством написанного кода, а пользой для бизнеса.
3. Подрядчик сначала изучает процессы, а не сразу предлагает решение.
Если после первого звонка вам сразу называют стоимость проекта и обещают выполнить любую задачу без дополнительных вопросов, стоит насторожиться.
Хороший подрядчик сначала выясняет:
- как сейчас работает компания;
- какие процессы вызывают сложности;
- какие задачи должен решить проект;
- какие сотрудники будут работать в системе;
- какие цели ставит руководство.
Иногда в ходе такого анализа выясняется, что проблема находится совсем не там, где ее искали изначально.
Например, руководитель считает, что компании нужен новый отчет. После анализа оказывается, что сотрудники по-разному оформляют документы, из-за чего данные разнятся, а руководитель не видит реальной картины. В этом случае сначала нужно стандартизировать процессы, а уже потом создавать отчетность.
Именно поэтому опытные специалисты сначала ищут причины проблемы, а уже затем предлагают техническое решение.
4. Оцените компетенции команды.
Современный проект по внедрению 1С редко выполняет один человек.
Как правило, в работе участвуют специалисты разных направлений.
Стоит уточнить, есть ли у подрядчика:
- аналитики, которые изучают бизнес-процессы;
- консультанты по продуктам 1С;
- разработчики;
- специалисты технической поддержки;
- руководитель проекта.
Также обратите внимание на наличие сертификатов фирмы «1С». Они подтверждают знания специалистов, однако сами по себе не гарантируют успешный результат. Гораздо важнее сочетание подтвержденной квалификации и практического опыта.
5. Прозрачна ли стоимость проекта.
Еще до подписания договора вы должны понимать, за что именно платите.
Добросовестный подрядчик подробно объясняет:
- какие работы входят в стоимость;
- что оплачивается отдельно;
- как рассчитываются доработки;
- каким образом учитываются часы специалистов;
- какие этапы включает проект.
Если стоимость проекта выглядит слишком привлекательной, обязательно уточните, что именно в нее входит. Иногда низкая цена объясняется тем, что анализ процессов, обучение сотрудников, тестирование и сопровождение оплачиваются отдельно.
6. Как организована техническая поддержка.
После запуска системы работа подрядчика не заканчивается.
У пользователей появляются вопросы, возникают новые задачи, выходят обновления законодательства и самой платформы.
Поэтому заранее уточните:
- как быстро специалисты отвечают на обращения;
- закрепляется ли за компанией персональный специалист;
- можно ли получить удаленную помощь;
- проводят ли консультанты обучение пользователей.
Чем понятнее организована поддержка, тем быстрее компания сможет решать возникающие вопросы без остановки рабочих процессов.
7. Подрядчик думает о будущем системы.
Плохой подрядчик выполняет задачу строго по техническому заданию и исчезает до следующего обращения.
Хороший партнер смотрит на систему шире.
Он помогает компании:
- находить новые возможности автоматизации;
- оптимизировать бизнес-процессы;
- предупреждать проблемы еще до их появления;
- готовить информационную систему к росту бизнеса;
- предлагать решения, которые будут актуальны не только сегодня, но и через несколько лет.
Например, если компания планирует открыть новые филиалы или перейти на другую систему учета, опытный подрядчик учтет эти планы уже на этапе внедрения. Такой подход позволяет избежать дорогостоящих переделок в будущем.
Именно поэтому при выборе подрядчика стоит оценивать не только его способность выполнить текущую задачу, но и готовность стать долгосрочным партнером, который будет развивать систему вместе с вашим бизнесом.
Какие вопросы стоит задать подрядчику до подписания договора
Даже если компания выглядит надежной, имеет большой опыт и хорошие отзывы, перед подписанием договора стоит задать несколько важных вопросов. Ответы помогут понять, насколько подрядчик организован, как он ведет проекты и чего ожидать в процессе сотрудничества. Примерный перечень вопросов должен выглядеть так:
- Кто будет вести проект?
- Кто отвечает за сроки?
- Как проходит внедрение?
- Как организовано тестирование?
- Как обучают сотрудников?
- Что происходит после запуска проекта?
- Кто отвечает за техническую поддержку?
Красные флаги: когда стоит отказаться от сотрудничества
Не всегда можно заранее оценить качество будущей работы подрядчика, но есть признаки, которые должны насторожить еще на этапе знакомства.
- Не интересуются вашим бизнесом. Если разговор начинается с обсуждения стоимости, а не задач компании, скорее всего, подрядчик воспринимает проект как обычную техническую доработку.
- Называют стоимость без анализа. Точную стоимость внедрения или крупной доработки невозможно определить без изучения требований.
- Не могут показать кейсы. Опытная компания обычно готова рассказать о реализованных проектах, показать результаты автоматизации или привести примеры похожих задач.
- Нет проектной документации. Любой серьезный проект сопровождается документацией. Это могут быть: техническое задание, описание бизнес-процессов, инструкции для пользователей, документы по выполненным доработкам.
Если подрядчик не ведет документацию, дальнейшее сопровождение системы и возможная смена исполнителя станут значительно сложнее.
- Обещают выполнить все за несколько дней. Качественное внедрение 1С требует анализа, разработки, тестирования и обучения пользователей.
Если вам обещают полностью внедрить систему за неделю без уточнения деталей проекта, скорее всего, реальные сроки окажутся значительно больше.
Ни один из перечисленных признаков сам по себе не означает, что подрядчик обязательно выполнит работу плохо. Однако если вы замечаете сразу несколько таких сигналов, стоит внимательно оценить риски и сравнить предложение с другими компаниями. Выбор надежного партнера на старте проекта поможет избежать дополнительных расходов, сэкономить время и получить систему, которая действительно будет работать на развитие бизнеса.
