О клиенте
ООО «Научно-производственное предприятие "Морские Спасательные Средства"» («НПП «МСС») — российский разработчик и производитель аварийно-спасательного оборудования, работающий с 1996 года.
Компания выпускает спасательные средства для гражданского и военно-морского флота, авиации, космической техники и маломерных судов.
Благодаря высокому качеству продукции и надежному выполнению обязательств компания занимает лидирующие позиции на рынке и сотрудничает с заказчиками по всей России и в странах ближнего зарубежья.
Содержание
С чем клиент обратился в УльтраЮнион
Как решали задачи по шагам
Что получили в итоге
Как решали задачи по шагам
Что получили в итоге
С чем клиент обратился в УльтраЮнион
По мере развития компании увеличивалось количество внутренних документов, договоров, входящей и исходящей корреспонденции. Документооборот становился более сложным: документы проходили через несколько подразделений, согласование занимало много времени, а контроль исполнения требовал значительных трудозатрат.
Необходимо было решить сразу несколько важных вопросов:
- организовать единое пространство для хранения всей документации;
- автоматизировать процессы согласования документов;
- обеспечить контроль версий договоров и соглашений;
- ускорить регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
- повысить прозрачность выполнения задач;
- исключить риск потери документов;
- обеспечить быстрый доступ сотрудников к актуальной информации;
- интегрировать новую систему с уже используемыми информационными решениями предприятия.
Для решения этих задач руководство компании выбрало 1С:Документооборот ПРОФ, а реализацию проекта доверили специалистам компании УльтраЮнион.
Как решали задачи по шагам
Шаг 1. Анализ процессов и подготовка проекта
Работа началась с обследования предприятия и анализа существующих процессов документооборота. Специалисты УльтраЮнион изучили маршруты движения документов, порядок согласования, требования различных подразделений и определили задачи, которые необходимо автоматизировать.
После этого разработали поэтапный план внедрения и выбрали оптимальный вариант сопровождения программного продукта.
Шаг 2. Внедрение и настройка 1С:Документооборот ПРОФ
После подготовки проекта специалисты выполнили поставку программного обеспечения, установили систему на рабочих местах сотрудников и приступили к настройке типового решения.
В системе были адаптированы бизнес-процессы предприятия, включая:
- согласование внутренних документов;
- регистрацию входящей корреспонденции;
- регистрацию исходящей корреспонденции;
- работу с договорами;
- хранение электронных документов;
- ведение номенклатуры дел.
Настройки выполнили с учетом особенностей работы предприятия, чтобы сотрудники могли перейти на новую систему без существенного изменения привычных рабочих процессов.
Что дает бизнесу 1С:Документооборот?
1С:Документооборот помогает перевести работу с документами, задачами и согласованиями в единую систему. Компания получает прозрачные бизнес-процессы, автоматический контроль исполнения поручений и быстрый доступ к нужной информации.
С помощью программы можно:
- автоматизировать согласование документов и заявок;
- исключить потерю файлов и дублирование данных;
- сократить количество ручных операций;
- контролировать сроки и ответственных;
- получать актуальную управленческую информацию в режиме реального времени.
Хотите узнать, как автоматизировать процессы в вашей компании? Оставьте заявку на коммерческое предложение. Специалисты УльтраЮнион проведут консультацию, помогут подобрать оптимальное решение и рассчитают стоимость внедрения под ваши задачи.
Запросить коммерческое предложение
Шаг 3. Автоматизация документооборота
Особое внимание уделили процессам работы с договорами и внутренними документами.
В системе настроили:
- автоматические маршруты согласования;
- хранение всех версий договоров и соглашений;
- централизованный архив документов;
- контроль исполнения задач;
- создание необходимых отчетов;
- систему уведомлений и напоминаний о сроках выполнения задач.
Благодаря этому каждый документ стал проходить по заранее определенному маршруту, а сотрудники получили возможность отслеживать его статус на каждом этапе обработки.
Шаг 4. Обучение сотрудников и запуск системы
После завершения технических работ были проведены обучающие семинары для пользователей.
Сотрудники познакомились с новой системой, научились работать с электронными документами, отслеживать статусы согласования и использовать встроенные инструменты контроля задач.
Дополнительно предприятие было подключено к льготному сопровождению 1С:ИТС, что обеспечило дальнейшую поддержку и развитие системы.
Что получили в итоге
После внедрения 1С:Документооборот ПРОФ предприятие получило единую цифровую систему управления документами, которая значительно упростила ежедневную работу сотрудников.
Главные результаты проекта
- Автоматизировано согласование документов и договоров.
- Организовано централизованное хранение всей документации.
- Реализовано хранение истории изменений договоров и соглашений.
- Автоматизирована регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
- Настроены отчеты для контроля документооборота.
- Исключены риски потери документов благодаря единому электронному архиву.
- Пользователи получили возможность работать с документами в режиме реального времени.
- Повысилась прозрачность бизнес-процессов и контроль исполнения задач.
- Сотрудники начали быстрее получать актуальную информацию о статусе документов.
- Упростилось взаимодействие между подразделениями благодаря интеграции с действующими информационными системами.
- Повысилась исполнительская дисциплина за счет автоматических уведомлений и напоминаний.
- Сотрудники быстро освоили новую систему благодаря проведенному обучению.
В результате проект стал важным этапом цифровой трансформации предприятия. Автоматизация документооборота позволила ООО «НПП "МСС"» сделать работу с документами более прозрачной, управляемой и удобной, сократить трудозатраты сотрудников и создать надежную основу для дальнейшего развития внутренних бизнес-процессов.
За автоматизацией бизнес-процессов в компании обращайтесь к специалистам УльтраЮнион. Поможем сохранить время и ресурсы для развития вашего бизнеса.
А ещё, заглядывайте в наш телеграм-канал, в нём много полезной информации для вашего бизнеса.
