О клиенте
ООО «ТИТАН-СЕРВИС» из Соснового Бора — многопрофильная строительная компания полного цикла. Основное направление работы — строительство жилых и нежилых зданий. При этом бизнес охватывает широкий спектр смежных задач: строительство автомобильных дорог и водных сооружений, снос зданий, земляные работы, монтаж сантехнических систем, отопления и кондиционирования.
В структуре бизнеса есть и дополнительные направления — обслуживание автомобилей и уборка помещений.
По сути, речь идёт не об узкоспециализированной строительной организации, а о крупной многопрофильной компании с большим количеством подразделений, сотрудников, договоров, закупочных заявок и тендерных процедур.
В структуре бизнеса есть и дополнительные направления — обслуживание автомобилей и уборка помещений.
По сути, речь идёт не об узкоспециализированной строительной организации, а о крупной многопрофильной компании с большим количеством подразделений, сотрудников, договоров, закупочных заявок и тендерных процедур.
Содержание
Какие сложности были в компании клиента
Что сделали: по этапам
К чему пришли: результаты и цифры
Как улучшились операционные показатели
Бизнес-результаты
Что сделали: по этапам
К чему пришли: результаты и цифры
Как улучшились операционные показатели
Бизнес-результаты
Какие сложности были в компании клиента
В компании работает несколько подразделений, поэтому нагрузка на документооборот высокая, а эффективность бизнеса напрямую зависит от выстроенности процессов.
Кроме этого ООО «ТИТАН-СЕРВИС» активно масштабируется, вместе с ростом бизнеса увеличивается количество договоров, заявок и тендерных процедур. Однако на момент обращения в УльтраЮнион единой системы работы с документами не было. Нагрузка на сотрудников постоянно росла, а возможности контроля снижались. Документооборот в компании перестал быть управляемым:
- Отсутствовала единая логика работы с документами. Нумерация договоров и дополнительных соглашений формировалась хаотично: одни и те же номера могли дублироваться, а также становились слишком длинными и неудобными для работы.
- Возникали сложности с вводом архивных документов. Из-за путанницы в нумерации система не позволяла корректно заносить документы в архив. Выходила ошибка о неуникальности номера. В результате история работы с документами разрывалась, а доступ к данным ограничивался.
- «Зависали» бизнес-процессы. Задачи на согласование и утверждение не доходили до исполнителей или останавливались на промежуточных этапах. В ряде случаев система некорректно назначала ответственных или не назначала их вовсе. Процессы закупок и тендеров затягивались, а сроки выполнения задач срывались.
- Отсутствовало чёткое распределение ответственности. Сотрудники не всегда понимали, кто должен участвовать в согласовании и на каком этапе подключаться.
- Права доступа были настроены некорректно. Одни пользователи получали избыточные права и могли редактировать документы без необходимости, другие — наоборот, не имели доступа к важной информации.
- В работе с файлами не было единой системы. Сканы документов прикреплялись с ошибками, роли файлов путались, версии терялись. В итоге сотрудники могли работать с устаревшими или некорректными версиями документов.
- Отсутствовал контроль сроков действия договоров. История изменений не фиксировалась, не было возможности отслеживать актуальность документов. Это напрямую создавало юридические риски: использование просроченных договоров, потеря контроля над обязательствами.
- База данных оставалась перегруженной. Устаревшие пользователи не удалялись из-за технических ограничений, накапливались лишние объекты и ошибки, что дополнительно снижало стабильность системы.
Компания столкнулась с несколькими проблемами: процессы замедлялись, документы терялись, сотрудники тратили время на ручные операции, а управляемость и контроль над документооборотом фактически отсутствовали.
Что сделали: по этапам
Работа над проектом велась комплексно: мы не ограничились точечными доработками, а полностью пересобрали систему документооборота — от структуры компании до логики работы кода. Это позволило не просто устранить ошибки, а выстроить устойчивую и масштабируемую модель работы:
- Навели порядок в структуре компании. Фактическая схема работы сотрудников не совпадала с тем, как она была отражена в системе, из-за чего процессы шли с ошибками.
Пересобрали структуру подразделений, актуализировали список сотрудников и ролей, привели их в соответствие с реальной управленческой моделью. Это стало фундаментом для корректной работы всех последующих процессов.
В результате исчезла путаница с ответственными, стало понятно, кто участвует в каждом этапе.
- Настроили документы и нумерацию. Ранее нумерация была хаотичной и не позволяла однозначно идентифицировать документы.
Мы настроили единые нумераторы для договоров, заявок и дополнительных соглашений, виды документов и логические связи между ними. Дополнительно реализовали автозаполнение реквизитов, чтобы сократить ручной ввод и снизить количество ошибок.
Документы стали структурированными, понятными и удобными для работы.
- Пересобрали бизнес-процессы. Настроили прозрачные маршруты согласования с учётом логики компании: кто, когда и в каком порядке участвует в процессе.
Добавили автоматические уведомления при отклонении задач, чтобы сотрудники не теряли время на ручной контроль. Также доработали обработчики закупок и тендерных процедур, чтобы они корректно проходили все этапы.
Процессы стали предсказуемыми и управляемыми.
- Устранили «зависания» процессов. Самая сложная проблема заключалась в том, что действие «Ожидание назначения ответственного» не завершалось автоматически.
Проанализировали код и доработали логику системы: добавили специальные подписки на события, которые при принудительном перезапуске автоматически сбрасывают назначение ответственного. Это позволило полностью устранить «зависания».
Также настроили обработку договоров под новые требования клиента — отдельно для этапов ознакомления, согласования с финансовым управлением и подписания директором.
- Очистили и стабилизировали базу. Система была перегружена устаревшими данными и ошибками, что влияло на её стабильность.
Провели глубокую очистку базы: удалили неактуальные объекты, разобрали конфликтные ситуации, исправили настройки прав доступа. Дополнительно обновили конфигурацию и серверную часть 1С, чтобы устранить накопленные технические ограничения.
Система стала работать быстрее и стабильнее.
- Настроили контроль сроков договоров. Ранее в компании не было механизма отслеживания сроков действия документов, что создавало юридические риски.
Добавили специальный реквизит «До полного исполнения», для документов любого вида. Описали интерфейсное поведение на формах, настроили значения по умолчанию при создании и копировании документа. Также настроили механизм хранения истории изменений сроков, чтобы можно было отслеживать все корректировки.
Появился полный контроль над сроками и статусом договоров.
- Решили проблему архивных документов. Система не позволяла вводить архивные документы из-за ошибок с уникальностью номеров.
Проанализировали код и доработали логику формирования регистрационных номеров. Переименовали роли файлов, добавили новые роли для дополнительных соглашений, изменили настройки обязательности файлов для запуска бизнес-процессов.
Это позволило корректно загружать архив и восстановить непрерывную историю документооборота.
- Перенесли систему на новый сервер. Для повышения надёжности перенесли систему на новый сервер клиента.
Настроили СУБД, сервер 1С, доступ к файловому хранилищу, восстановили лицензии и базы данных.
Настроили новые виды документов, шаблоны, обработчики и политики доступа. Для удобства клиента создали тестовую базу со сброшенными паролями, чтобы заказчик мог безопасно моделировать процессы.
- Обучили команду. Обучили сотрудников работе с системой и настройке пользователей, чтобы команда могла эффективно использовать новые решения.
В результате команда не просто получила новый инструмент, а начала полноценно применять его в ежедневной работе используя все возможности.
Что дает бизнесу 1С:Документооборот?
1С:Документооборот помогает перевести работу с документами, задачами и согласованиями в единую систему. Компания получает прозрачные бизнес-процессы, автоматический контроль исполнения поручений и быстрый доступ к нужной информации.
С помощью программы можно:
- автоматизировать согласование документов и заявок;
- исключить потерю файлов и дублирование данных;
- сократить количество ручных операций;
- контролировать сроки и ответственных;
- получать актуальную управленческую информацию в режиме реального времени.
Хотите узнать, как автоматизировать процессы в вашей компании? Оставьте заявку на коммерческое предложение. Специалисты УльтраЮнион проведут консультацию, помогут подобрать оптимальное решение и рассчитают стоимость внедрения под ваши задачи.
Запросить коммерческое предложение
На протяжении всего проекта команда УльтраЮнион работала в плотной связке с клиентом. Регулярно проводили онлайн-совещания с руководством и ключевыми сотрудниками, чтобы синхронизировать задачи и оперативно принимать решения.
Текущие вопросы закрывали через телефонные консультации, а при необходимости подключались удалённо и решали задачи непосредственно в системе. Дополнительно поддерживали постоянную коммуникацию в Telegram для решения срочных вопросов.
К чему пришли: результаты и цифры
После автоматизации компания получила не точечные улучшения, а системное изменение работы с документами. Процессы стали предсказуемыми, скорость выросла, а ошибки практически исчезли.
Как улучшились операционные показатели
Ключевые изменения затронули ежедневную работу сотрудников и базовые операции с документами.
✅ Время регистрации одного договора сократилось с нескольких часов или даже дней до 15–20 минут. Ранее сотрудники тратили значительное время на ручное заполнение, поиск данных и исправление ошибок. Теперь процесс стандартизирован и автоматизирован.
✅ Зависания бизнес-процессов, которые раньше происходили регулярно и могли останавливать работу на неопределённый срок, полностью устранены. После окончания проекта не зафиксировано ни одного случая.
✅ Ошибки при назначении ответственных, которые раньше возникали постоянно и требовали ручного вмешательства, сведены к нулю. Система автоматически определяет участников процесса.
✅ Ввод архивных документов, ранее невозможный из-за технических ограничений, теперь работает штатно. Это позволило восстановить целостность учёта и использовать исторические данные в работе.
✅ Благодаря проделанной работе специалистами УльтраЮнион, договоры больше не зависают на две недели, а главное — появилась возможность заводить архивные документы без дополнительных сложностей.
✅ Регистрационный номер документа теперь имеет длину до 55 символов и гарантированно уникален в пределах разреза данных.
✅ Контроль сроков договоров полностью изменился: если раньше он отсутствовал, то теперь обеспечена 100% прозрачность. Сотрудники видят актуальные сроки и историю изменений.
✅ Чистка базы данных, которая раньше занимала дни ручной работы, стала точечной и быстрой процедурой. Система больше не накапливает критические ошибки и лишние данные.
Бизнес-результаты
Изменения на уровне процессов напрямую повлияли на бизнес-показатели компании.
Ключевой эффект: документооборот из хаотичной и нестабильной системы превратился в управляемый инструмент, который поддерживает бизнес-процессы и помогает компании развиваться.
После окончания работ процессы стали быстрыми и прозрачными, а система — полностью управляемой. Компания получила контроль над документооборотом, снизила риски и создала основу для дальнейшего роста. Уровень удовлетворённости заказчика значительно вырос, что подтверждается регулярными запросами на дальнейшее сотрудничество и доработки.
За автоматизацией бизнес-процессов в компании обращайтесь к специалистам УльтраЮнион. Поможем сохранить время и ресурсы для развития вашего бизнеса.
А ещё, заглядывайте в наш телеграм-канал, в нём много полезной информации для вашего бизнеса.
