О клиенте
«Карельская форель» — один из крупнейших производителей форели и красной икры в Карелии. Компания выращивает рыбу, занимается ее переработкой и поставляет продукцию как оптовым покупателям, так и через собственную розничную сеть.
Бизнес объединяет сразу несколько направлений:
- собственное производство форели и икры;
- оптовые поставки продукции ресторанам и партнерам;
- сеть фирменных магазинов, расположенных в разных городах;
- распределительный центр и собственную логистику между производством и торговыми точками.
Содержание
Какие сложности возникли в бизнес-процессах
Как специалисты УльтраЮнион решали задачу
Точка А → Точка Б: фактические результаты проекта
Итоги проекта
Как специалисты УльтраЮнион решали задачу
Точка А → Точка Б: фактические результаты проекта
Итоги проекта
↑ Из офиса — на производство. Знакомимся с процессами «Карельской форели» на месте.
Особенности бизнеса
Главная особенность компании — работа со скоропортящейся продукцией. В отличие от большинства торговых предприятий, здесь недостаточно просто доставить товар в магазин. Необходимо точно рассчитать:
- сколько продукции потребуется каждой торговой точке;
- когда необходимо произвести очередную партию;
- в какой день отправить товар;
- как распределить продукцию между магазинами.
Важно рассчитывать поставки так, чтобы товара всегда хватало покупателям, но при этом не возникали излишки, приводящие к списаниям.
На планирование одновременно влияют десятки факторов:
Особенно высокая нагрузка приходится на предпраздничные периоды. Например, перед Новым годом продажи икры возрастают многократно, тогда как сразу после праздников спрос резко снижается. При этом цикл выращивания рыбы занимает около трех лет, поэтому решения о будущих объемах производства приходится принимать задолго до момента продажи готовой продукции.
Из-за такой специфики крайне важно иметь достоверную информацию о движении товара, остатках в магазинах, приемке, перемещениях и продажах практически в режиме реального времени.
- сезонный спрос;
- сроки выращивания рыбы;
- объемы производства;
- логистика;
- время доставки;
- остатки в магазинах;
- срок годности продукции.
Особенно высокая нагрузка приходится на предпраздничные периоды. Например, перед Новым годом продажи икры возрастают многократно, тогда как сразу после праздников спрос резко снижается. При этом цикл выращивания рыбы занимает около трех лет, поэтому решения о будущих объемах производства приходится принимать задолго до момента продажи готовой продукции.
Из-за такой специфики крайне важно иметь достоверную информацию о движении товара, остатках в магазинах, приемке, перемещениях и продажах практически в режиме реального времени.
Любая ошибка в планировании может привести либо к дефициту товара и потерянным продажам, либо к избыточным запасам и списанию скоропортящейся продукции.
Именно поэтому автоматизация бизнес-процессов стала для компании не просто способом повысить эффективность, а необходимым условием дальнейшего развития бизнеса.
Какие сложности возникли в бизнес-процессах
К моменту начала проекта компания уже использовала несколько информационных систем, однако они автоматизировали лишь отдельные процессы и не обеспечивали сквозного управления движением продукции — от производства до продажи в фирменных магазинах.
По мере развития бизнеса существующая архитектура перестала справляться с возросшей нагрузкой, а многие операции по-прежнему выполнялись вручную.
Сложное планирование поставок
Одной из самых серьезных задач для компании было планирование поставок скоропортящейся продукции.
Каждый день необходимо было определить, сколько рыбы и икры отправить в каждый из нескольких десятков фирменных магазинов. При этом нужно учитывать сразу множество факторов:
- текущие остатки на торговых точках;
- сезонные колебания спроса;
- сроки производства;
- время доставки;
- срок годности продукции;
- логистические маршруты.
Ошибка даже в несколько килограммов могла привести к двум одинаково неприятным последствиям: либо покупатель не находил нужный товар, либо продукция оставалась на витрине до окончания срока годности и подлежала списанию.
Отсутствие оперативного контроля остатков
Руководство компании не имело возможности видеть актуальные остатки товаров по срокам годности во всех магазинах в режиме реального времени.
Продажи фиксировались локально, а информация поступала в центральную систему с задержкой. Это осложняло принятие управленческих решений и снижало точность планирования.
Разрозненные информационные системы
На разных этапах работы использовались различные программные продукты, каждый из которых отвечал только за свою часть процессов.
Продажи осуществлялись через Frontol, отдельно работала система лояльности KillBill, данные передавались в учетную систему, использовались кассовое оборудование, онлайн-эквайринг, маркировка «Честный знак», ОФД и другие сервисы. При этом между ними отсутствовало единое информационное пространство.
Из-за большого количества интеграций сопровождение системы постепенно усложнялось, а любое изменение приходилось учитывать сразу в нескольких программах.
Ручной обмен данными
Несмотря на использование программного обеспечения, многие процессы по-прежнему выполнялись вручную.
Например, информация о продажах ежедневно выгружалась из кассовой системы в виде файлов и только после этого загружалась в учетную систему.
На торговых точках часть операций велась вручную: приемка товара, списания, внутренние перемещения фиксировались на бумаге, в Excel или передавались через мессенджеры.
Такой подход приводил к задержкам, повышал вероятность ошибок и требовал дополнительных трудозатрат сотрудников.
Сложная логистика
Логистическая схема компании включала сразу несколько этапов движения продукции:
- производство;
- распределительный центр;
- фирменные магазины;
- перемещения между торговыми точками;
- возвраты и списания.
Каждое движение товара сопровождалось созданием документов, изменением остатков и передачей информации между различными системами.
При этом необходимо было учитывать статус каждой партии: отгружена, находится в пути, принята магазином или списана. Без автоматизации такие процессы становились слишком трудоемкими и увеличивали риск ошибок.
Ограничения оборудования торговых точек
Одной из самых неожиданных проблем стали технические ограничения существующего оборудования магазинов.
Первоначально предполагалось заменить действующее программное обеспечение касс полноценной системой 1С:Розница. Однако в ходе тестирования выяснилось, что используемые POS-терминалы и ноутбуки не обладают достаточной производительностью. Система запускалась слишком медленно, занимала значительно больше оперативной памяти, а работа кассиров становилась некомфортной.
Дополнительные сложности создавали нестабильное интернет-соединение в отдельных торговых точках и необходимость обеспечить непрерывную работу магазинов даже при отсутствии связи. Из-за этого пришлось отказаться от первоначальной архитектуры и искать другое решение, которое позволило бы сохранить надежность работы всей розничной сети.
Все эти задачи возникли одновременно. Более того, сроки внедрения были крайне ограничены: систему необходимо было подготовить до декабря — самого напряженного периода для компании, когда объем продаж многократно возрастает и любые сбои в работе могли привести к серьезным финансовым потерям.
Как специалисты УльтраЮнион решали задачу
Проект развивался постепенно. Вместо внедрения системы «с нуля» специалисты УльтраЮнион последовательно анализировали существующие процессы, автоматизировали наиболее критичные участки и по мере развития бизнеса перестраивали архитектуру всей информационной системы.
Шаг 1. Проанализировали процессы и начали с небольших задач
Сотрудничество началось с отдельных задач по разработке аналитических отчетов.
Однако уже на этом этапе специалисты УльтраЮнион не ограничивались выполнением технического задания. Вместе с заказчиком мы анализировали сами бизнес-процессы и выясняли, какие показатели действительно необходимы для управления компанией.
В ходе обсуждений выяснилось, что часть отчетов невозможно реализовать в существующем виде не из-за ограничений 1С, а потому что сами процессы были выстроены не полностью, а некоторые расчеты сотрудники выполняли вручную в Excel с использованием собственных допущений.
Вместо простой разработки отчета специалисты предложили изменить подход к сбору данных и подготовили более эффективные варианты решения задач.
Шаг 2. Автоматизировали отчеты и интеграции
Одной из первых крупных работ стала настройка обмена между системой расчета заработной платы и комплексной учетной системой. Предыдущие подрядчики считали задачу слишком сложной и не брались за ее выполнение.
Специалисты УльтраЮнион детально изучили существующую архитектуру, выявили особенности обмена данными, устранили возникающие проблемы и довели интеграцию до стабильной работы. После этого компания доверила команде дальнейшее развитие информационной системы.
Параллельно разрабатывались специализированные отчеты для финансовой службы, производства, торговли и руководителей подразделений. Каждый новый инструмент создавался с учетом реальных бизнес-процессов компании, а не только первоначального технического задания.
Шаг 3. Спроектировали новую архитектуру системы
Следующим этапом стала подготовка масштабной автоматизации розничной сети.
Перед специалистами стояла задача объединить больше 30 фирменных магазинов с центральной системой учета, сохранив возможность:
- вести продажи;
- учитывать остатки;
- оформлять приемку товара;
- выполнять перемещения между магазинами;
- проводить списания;
- автоматически передавать данные в центральную базу.
Команда рассмотрела несколько вариантов архитектуры. Анализировались схемы с единой центральной базой, отдельными базами магазинов, различными вариантами синхронизации и обмена данными.
Главной задачей было создать систему, которая одновременно обеспечит актуальность информации, устойчивость работы магазинов и возможность дальнейшего масштабирования бизнеса.
Шаг 4. Провели серию технических испытаний
После проектирования архитектуры специалисты приступили к тестированию.
Была выполнена проверка работы:
- 1С:Розницы;
- обменов между магазинами;
- интеграции с кассовым оборудованием;
- системы лояльности KillBill;
- работы с онлайн-эквайрингом;
- маркировки «Честный знак»;
- обменов между центральной базой и торговыми точками.
Во время тестирования проверяли работу системы на реальном оборудовании.
Именно на этом этапе удалось выявить одну из главных технических проблем проекта: существующие POS-терминалы не обеспечивали необходимую производительность для полноценной работы 1С:Розницы. Система запускалась слишком долго, занимала значительный объем памяти и замедляла работу кассиров.
Эта информация была получена еще до начала массового внедрения, что позволило избежать серьезных проблем в работе всей сети магазинов.
Шаг 5. Настроили обмен между всеми информационными системами
Следующим этапом стало создание единого информационного пространства.
Были настроены обмены между:
- производственной системой;
- системой управления торговлей;
- розничной сетью;
- кассовым программным обеспечением;
- системой лояльности;
- центральной учетной системой.
Отдельное внимание уделили движению документов. Автоматически начали передаваться данные о реализации, приходных накладных, приемке товаров, перемещениях между магазинами, списаниях и других операциях.
В результате сотрудники перестали переносить значительную часть информации вручную, а данные стали последовательно проходить по всей цепочке движения товара.
Шаг 6. Внедрили новую схему работы торговых точек
Вместо полной замены кассового программного обеспечения специалисты разработали компромиссную архитектуру.
Frontol продолжил использоваться для обслуживания покупателей и работы касс, а процессы товародвижения — приемка, перемещения, списания, инвентаризация и учет товаров — были переведены в систему 1С.
Такая схема позволила:
- сохранить привычную работу кассиров;
- не останавливать продажи;
- минимизировать риски в высокий сезон;
- обеспечить централизованный учет движения товаров;
- постепенно подготовить систему к дальнейшей модернизации.
В результате компания получила работоспособное решение, которое можно было внедрить без остановки бизнеса.
Шаг 7. Подготовили фундамент для дальнейшего развития
После запуска основной архитектуры специалисты УльтраЮнион не остановились на достигнутом.
Была сформирована дорожная карта дальнейшего развития системы. В нее вошли:
- переход на более современную архитектуру кассовых рабочих мест;
- внедрение полноценного контроля остатков в режиме реального времени;
- контроль партий и сроков годности продукции;
- учет продукции по QR-кодам;
- развитие прогнозирования поставок;
- автоматизация планирования производства;
- развитие аналитической отчетности для руководства.
«В результате компания получила надежную архитектуру, которая уже обеспечивает стабильную работу ключевых бизнес-процессов и позволяет развивать систему без полной перестройки по мере роста бизнеса»
Станислав Дубинский,
генеральный директор ООО «УльтраЮнион»
Точка А → Точка Б: фактические результаты проекта
Несмотря на то, что проект продолжает развиваться и сегодня, уже на этапе основного внедрения специалисты УльтраЮнион смогли полностью перестроить ключевые процессы движения товаров.
Централизованное управление движением товаров
Главным результатом проекта стало создание единой схемы управления товародвижением.
Теперь движение продукции контролируется на всех этапах:
- от производства;
- до передачи продукции торговому дому;
- далее — в распределительный центр;
- затем — в фирменные магазины;
- и, наконец, до продажи конечному покупателю.
Все участники процесса работают по единым правилам, а информация последовательно проходит через информационные системы без необходимости многократного ввода одних и тех же данных.
Единая система движения товаров
После внедрения новой архитектуры все основные процессы товародвижения были объединены в единую систему.
Теперь компания получила централизованный учет:
- поступления продукции;
- внутренних перемещений;
- приемки товаров;
- списаний;
- реализации;
- складских операций.
Это значительно повысило прозрачность работы всей логистической цепочки.
Минимизация ручного переноса данных
Еще одним важным результатом стало сокращение количества ручных операций. Теперь значительная часть документов передается автоматически.
Это позволило:
- уменьшить вероятность ошибок;
- исключить повторный ввод информации;
- сократить время обработки документов;
- повысить актуальность данных для всех подразделений компании.
Прозрачный учет приемки, перемещений и списаний
В рамках проекта специалисты УльтраЮнион автоматизировали основные операции, связанные с движением продукции внутри розничной сети.
После автоматизации в системе фиксируются:
- приемка товара;
- перемещения между магазинами;
- списания;
- инвентаризации;
- поступление продукции;
- движение документов по всей логистической цепочке.
Руководители получили возможность контролировать выполнение операций значительно быстрее и с меньшим количеством ручных проверок.
Подготовлена архитектура для дальнейшей автоматизации касс
Несмотря на то что первоначальный вариант полной замены кассового программного обеспечения был пересмотрен, проведенная работа не пропала.
Напротив, специалисты получили полное понимание технических ограничений существующей инфраструктуры и разработали архитектуру, которая позволит в дальнейшем перейти на более современную схему работы без остановки бизнеса.
«Фактически была создана база для следующего этапа цифровой трансформации розничной сети»
Станислав Дубинский,
генеральный директор ООО «УльтраЮнион»
Итоги проекта
Проект для компании «Карельская форель» подтвердил — успешная автоматизация — это не просто внедрение новой программы, а глубокая перестройка бизнес-процессов с учетом особенностей конкретного предприятия.
За время сотрудничества специалисты УльтраЮнион не только реализовали десятки отдельных задач, но и спроектировали новую архитектуру управления производством, логистикой и розничной сетью.
Именно такой подход позволяет автоматизации становиться не разовым проектом, а инструментом долгосрочного роста компании.
Объем работ: 2000+ человеко-часов
Количество задач: 250+
В планах:
- Более глубокая автоматизация производства — от выращивания икринки до выпуска готовой продукции.
- Интеграция производственного контура с другими учетными системами для создания единого информационного пространства.
- Оптимизация архитектуры учетных систем — сокращение количества интеграционных процессов и упрощение обмена данными между системами.
За автоматизацией бизнес-процессов в компании обращайтесь к специалистам УльтраЮнион. Поможем сохранить время и ресурсы для развития вашего бизнеса.
А ещё, заглядывайте в наш телеграм-канал, в нём много полезной информации для вашего бизнеса.
