О клиенте
ГК «Красный треугольник» — один из крупнейших производителей конвейерных лент и резинотехнических изделий на Северо-Западе России. Компания экспортирует продукцию в страны СНГ, Европы и Африки: Казахстан, Беларусь, Германию, Норвегию, Польшу, Узбекистан и другие.
В структуре холдинга — производство, склады, транспортная служба, закупки, инвестиционные программы и ремонтный фонд. Предприятие ежедневно работает с десятками поставщиков и сотнями внутренних документов: от заявок на поставку химии и ткани до бюджетов и управленческой аналитики.
Содержание
Ситуация до проекта
Цель проекта
Что мы сделали
Результаты проекта
Что в итоге
Цель проекта
Что мы сделали
Результаты проекта
Что в итоге
Ситуация до проекта
Несмотря на установленную систему «1С:Документооборот», многие процессы в компании велись вручную. Документы хранились в разных папках, согласования проходили через email, а часть процессов существовала только на бумаге.
Основные сложности с которыми столкнулся клиент:
- Документы терялись и дублировались. Договоры, накладные, бюджеты, заявки и отчёты находились в разных файловых папках и локальных базах. Единой структуры хранения не существовало. Чтобы найти нужный документ, сотрудникам приходилось обращаться напрямую к коллегам.
- Закупки согласовывались вручную. Заявки на поставку химии, ткани и СИЗ отправлялись по email. Из-за этого затягивались сроки согласования и терялись документы терялись. Ответственные назначались вручную, а часть задач вовсе «зависала» без контроля исполнения.
- Управленческая аналитика не работала. Ключевые отчёты — динамика цен на каучуки, кредиторская задолженность, рейтинг поставщиков — либо вообще не формировались, либо велись вручную в таблицах Excel.
- Отсутствовал контроль актуальности данных. Например, инвентаризация ткани и химии занимала до 2 дней ручной сверки. Реестр оплат обновлялся вручную, из-за чего не было возможности оперативно анализировать план/факт по материалам.
- Бюджеты существовали формально. Плановые и фактические бюджеты утверждались раз в год, но их исполнение не контролировалось. Инвестиционная программа фактически не отслеживалась: руководство не видело, какие задачи выполнены, а какие — нет.
- Генеральный директор не видел полной картины. Программа действий, бюджеты и инвестиционные документы не доходили до ответственных системно. Не существовало механизма контроля ознакомления и исполнения.
Цель проекта
Перед специалистами «УльтраЮнион» стояла задача превратить разрозненный документооборот компании в единую управляемую систему.
Одной из ключевых целей проекта стала автоматизация закупочных, складских и финансовых процессов. Компании было важно сократить количество ручных операций, исключить потери документов и ускорить согласование заявок, договоров и бюджетов.
Особое внимание уделялось настройке бизнес-процессов с автоматическим назначением ответственных и контролем сроков исполнения.
Также клиенту требовалось снизить зависимость от таблиц Excel и ручной подготовки отчетности. Автоматически в единой системе должны были формироваться управленческие отчеты:
- по закупкам;
- задолженности;
- ценам на сырье;
- движению материалов.
Отдельной задачей стало создание для руководства «единого окна» управления компанией. Генеральному директору был необходим инструмент, позволяющий в режиме реального времени видеть бюджеты, инвестиционные программы, движение документов, статус задач и ключевые показатели бизнеса в одной системе.
Что мы сделали
Проект установки и настройки «1С:Документооборот ПРОФ» в ГК «Красный треугольник» занял весь 2025 год и охватил практически все ключевые внутренние процессы компании — от закупок и складского учета до бюджетирования и управленческой аналитики.
Этап 1. Провели аудит процессов и анализ текущей работы компании
Работу над проектом мы начали с детального обследования существующих процессов. Важно не просто изучить структуру документов, а понять, как сотрудники реально работают с информацией внутри компании.
Наши специалисты проанализировали движение документов между подразделениями: от заявок на закупку химии и ткани до согласования бюджетов и подготовки отчетов для руководства.
Изучили:
- как ведутся закупочные процессы;
- как оформляются складские операции;
- каким образом формируются финансовые документы;
- где чаще всего возникают задержки или потери информации.
Особое внимание уделили ручным операциям и работе в таблицах Excel. Выявили процессы, которые сильнее всего зависели от конкретных сотрудников и создавали риски для бизнеса:
- ручное согласование заявок;
- отсутствие контроля исполнения;
- дублирование документов;
- разрозненное хранение файлов;
- отсутствие актуальной управленческой отчетности.
По итогам аудита была сформирована архитектура будущей системы документооборота: определены ключевые виды документов, структура хранения, маршруты согласования и процессы, которые необходимо автоматизировать в первую очередь.
Этап 2. Создали единую структуру документов
После обследования разработали единую систему хранения документов внутри «1С:Документооборот ПРОФ». Ранее документы находились в разных папках, локальных базах и почтовых переписках, поэтому сотрудники тратили много времени на поиск нужной информации.
Мы создали полноценную иерархию папок и разделили документы по направлениям деятельности компании:
- договорной блок;
- закупки;
- склад и производство;
- бюджеты;
- транспорт;
- аналитика и отчетность;
- инвестиционные программы.
Для каждого направления были предусмотрены собственные правила хранения и маршруты работы с документами.
Например, отдельно структурировали договоры поставки, дополнительные соглашения, заявки на поставку сырья, накладные на перемещение материалов между цехами, бюджеты и управленческие отчеты.
В результате компания получила единое цифровое пространство для работы с документами. Поиск нужной информации стал занимать секунды вместо ручного перебора папок и переписок.
Что дает бизнесу 1С:Документооборот?
1С:Документооборот помогает перевести работу с документами, задачами и согласованиями в единую систему. Компания получает прозрачные бизнес-процессы, автоматический контроль исполнения поручений и быстрый доступ к нужной информации.
С помощью программы можно:
- автоматизировать согласование документов и заявок;
- исключить потерю файлов и дублирование данных;
- сократить количество ручных операций;
- контролировать сроки и ответственных;
- получать актуальную управленческую информацию в режиме реального времени.
Хотите узнать, как автоматизировать процессы в вашей компании? Оставьте заявку на коммерческое предложение. Специалисты УльтраЮнион проведут консультацию, помогут подобрать оптимальное решение и рассчитают стоимость внедрения под ваши задачи.
Запросить коммерческое предложение
Этап 3. Настроили виды документов и связи между ними
Следующим этапом стала настройка самих видов документов внутри системы. Для каждого типа документов мы создали отдельные карточки с необходимыми управленческими, финансовыми и производственными реквизитами.
Также мы настроили:
- автоматическую нумерацию документов;
- шаблоны заполнения;
- автоподстановку реквизитов;
- связи между связанными документами.
Например, договор автоматически связывается с дополнительными соглашениями, а инвестиционная программа — с отчетом о фактическом выполнении. Это позволило выстроить сквозную логику работы с документами и исключить потерю информации между этапами процессов.
Отдельно была унифицирована система нумерации. Ранее номера документов формировались вручную и часто отличались по структуре. После настройки все номера стали единообразными, уникальными и удобными для поиска.
Этап 4. Автоматизировали управленческую отчетность
Одной из самых важных задач проекта стало сокращение зависимости от Excel и ручной подготовки аналитики. До начала проекта многие отчеты собирались вручную, а их актуальность зависела от конкретных сотрудников.
Мы перенесли формирование ключевой отчетности непосредственно в «1С:Документооборот ПРОФ». В системе были настроены автоматические отчеты по:
- динамике цен на каучуки и технический углерод;
- сравнению цен поставщиков;
- кредиторской задолженности;
- план/факту по ткани;
- реестру оплат;
- инвентаризационным ведомостям;
- рейтингу поставщиков.
Теперь сотрудники получают актуальные данные напрямую из системы без ручной обработки таблиц. Руководство может в любой момент увидеть состояние закупок, задолженности, изменения цен на сырье и другие важные показатели.
Автоматизация отчетности позволила существенно сократить нагрузку на финансовый отдел и снизить риск ошибок при подготовке данных.
Этап 5. Настроили бизнес-процессы и контроль исполнения
Ключевым этапом проекта стала автоматизация процессов «Исполнение» и «Ознакомление». До начала работ задачи часто терялись между подразделениями, а контроль исполнения практически отсутствовал.
Наша команда разработала шаблоны бизнес-процессов с автоматическим назначением ответственных сотрудников. Шаблоны привязали к конкретным видам документов.
В системе были настроены:
- маршруты согласования;
- автоматическое назначение исполнителей;
- контроль сроков;
- автоматическая отправка задач;
- фиксация истории исполнения.
Теперь при создании документа процесс запускается автоматически.
Например, заявка на закупку сразу направляется ответственному сотруднику, бюджеты после утверждения автоматически отправляются на ознакомление, а руководители получают задачи по проверке отчетов и контролю исполнения.
Это позволило полностью исключить ситуации, когда документы «теряются» в почте или задачи остаются без ответственного.
Этап 6. Настроили права доступа и подготовили систему к масштабированию
После настройки процессов провели полную ревизию прав доступа пользователей. Для производственного холдинга с большим количеством подразделений было важно обеспечить безопасный доступ к информации и разделить зоны ответственности.
Настроили роли таким образом, чтобы:
- финансовый отдел видел бюджеты, реестры и задолженность;
- сотрудники цехов работали только со складскими и производственными документами;
- транспортная служба имела доступ к своим заявкам и маршрутным листам;
- руководство получало полную картину по компании.
Дополнительно очистили систему от устаревших объектов, устранили конфликты прав и подготовили структуру базы к дальнейшему развитию и подключению новых подразделений.
В результате система стала не только удобной, но и масштабируемой.
Этап 7. Обучили сотрудников работе в новой системе
Финальным этапом проекта стало обучение сотрудников и подготовка инструкций по работе в системе.
Разработали подробные пошаговые материалы:
- как создавать документы;
- как запускать бизнес-процессы;
- как согласовывать документы;
- как отслеживать исполнение задач;
- как работать с отчетами и маршрутами согласования.
Отдельно показали сотрудникам, как контролировать статус документов и отслеживать историю изменений.
Благодаря обучению команда быстро перешла на новую модель работы, а сама система стала полноценным рабочим инструментом.
Результаты проекта
После установки и доработки «1С:Документооборот ПРОФ» компания получила не просто новую систему хранения документов, а полноценный инструмент управления внутренними процессами.
Большая часть операций, которые раньше выполнялись вручную или через email и Excel, была автоматизирована. Руководство получило прозрачный контроль над закупками, бюджетами, задачами и инвестиционными программами, а сотрудники — единые понятные процессы работы с документами.
Изменения особенно заметно сказались на скорости обработки документов, качестве управленческой отчетности и контроле исполнения задач.
↑ Ключевые результаты проекта
Закупочные процессы стали прозрачными и управляемыми
После установки «1С:Документооборот ПРОФ» заявки начали автоматически запускать бизнес-процессы с назначением ответственных и контролем сроков. Время регистрации и запуска заявки сократилось до 10–15 минут, а случаи потери документов фактически были исключены.
Руководство получило возможность видеть весь цикл закупки: от создания заявки до её исполнения и закрытия. Это особенно важно для производственного предприятия, где задержки поставок напрямую влияют на работу цехов и выполнение производственного плана.
Скорость согласования документов выросла в несколько раз
После настройки бизнес-процессов маршруты согласования стали автоматическими. Система сама определяет ответственных сотрудников, отправляет задачи и контролирует сроки исполнения.
В результате:
- процессы согласования перестали зависеть от ручных пересылок;
- количество задержек сократилось практически до нуля;
- после запуска системы не было зафиксировано ни одного случая, когда задача не дошла до исполнителя;
- сотрудники начали тратить значительно меньше времени на согласование документов и поиск актуальных версий файлов.
Для компании с большим объемом закупок, договоров и внутренних согласований это позволило существенно ускорить ежедневную работу подразделений.
Финансовый отдел сократил объём ручной работы
После автоматизации ключевые отчеты начали формироваться непосредственно в «1С:Документооборот ПРОФ». Это позволило сократить объём ручной работы минимум на 10 часов в неделю только по финансовому блоку.
Особенно заметный эффект проект автоматизации дал в части складской аналитики:
- инвентаризационная ведомость ткани и химии стала формироваться за 5 минут вместо двух дней ручной сверки;
- данные по кредиторской задолженности и оплатам теперь доступны в режиме реального времени;
- анализ цен поставщиков выполняется автоматически, без ручной обработки таблиц.
Финансовый отдел получил возможность тратить время не на сбор данных, а на их анализ и контроль.
Снизились финансовые и юридические риски
После автоматизации система обеспечила:
- централизованное хранение документов;
- контроль актуальных версий файлов;
- прозрачную ведомость кредиторской задолженности с разнесением по периодам;
- автоматическую фиксацию сроков исполнения;
- единый реестр поставщиков и закупочных документов.
Это позволило значительно повысить управляемость финансовых процессов и снизить вероятность ошибок при работе с договорами, оплатами и закупками.
Руководство получило единый инструмент контроля бизнеса
Одним из главных результатов проекта стало создание для генерального директора и руководителей полноценного инструмента оперативного управления компанией.
Теперь в одной системе руководство может видеть:
- статусы инвестиционных программ;
- выполнение задач и бизнес-процессов;
- динамику цен на каучуки, углерод и другие материалы;
- плановые и фактические бюджеты;
- кредиторскую задолженность;
- данные по поставщикам;
- ключевые управленческие отчеты.
По сути, компания получила не просто систему документооборота, а полноценный инструмент управления производственными, финансовыми и закупочными процессами.
Что в итоге
Проект позволил превратить разрозненный документооборот производственного холдинга в полноценную систему управления процессами.
Компания получила:
- единое пространство для работы с документами;
- прозрачные бизнес-процессы;
- автоматический контроль исполнения;
- актуальную управленческую аналитику;
- масштабируемую систему для дальнейшего развития.
Сегодня ГК «Красный треугольник» продолжает развитие системы совместно с нашей командой: в планах интеграция с «1С:Бухгалтерией», «1С:Управлением холдингом» и настройка электронного обмена с контрагентами.
За автоматизацией бизнес-процессов в компании обращайтесь к специалистам УльтраЮнион. Поможем сохранить время и ресурсы для развития вашего бизнеса.
А ещё, заглядывайте в наш телеграм-канал, в нём много полезной информации для вашего бизнеса.
А ещё, заглядывайте в наш телеграм-канал, в нём много полезной информации для вашего бизнеса.
