Внедренное типовое решение: 1С:Документооборот КОРП
Клиент: Компания «Общество креативной инфраструктуры»
Отрасль: Недвижимость
Общая численность компании (включая филиалы): 15
Общее число автоматизированных рабочих мест: 10
Клиент: Компания «Общество креативной инфраструктуры»
Отрасль: Недвижимость
Общая численность компании (включая филиалы): 15
Общее число автоматизированных рабочих мест: 10
На фоне быстрого роста компании увеличивается и объём документов. Вместе с этим затягиваются согласования, теряется контроль, а управленческие решения принимаются медленнее, чем требует бизнес.
В кейсе рассказали, как выстроили централизованную систему электронного документооборота на базе 1С:Документооборот КОРП для ведущего оператора креативных кластеров России.
Навели порядок в документах, настроили прозрачные маршруты согласования и превратили ЭДО из формальности в полноценный инструмент управления.
Содержание
О компании клиента
«Общество креативной инфраструктуры» — ведущий оператор креативных индустриальных кластеров и пространств в России. Компания развивает креативную экономику страны: создаёт и управляет площадками, где работают компании из сфер дизайна, архитектуры, IT, медиа и других творческих индустрий.
Компания активно росла: увеличивалось количество резидентов, партнёров и документов. В какой-то момент привычные способы работы с документами перестали справляться с нагрузкой.
С какой проблемой столкнулись
По мере роста компании работа с документами начала усложняться. Согласование занимало больше времени, стало труднее контролировать процессы и понимать, на каком этапе находится каждый документ.
В условиях распределённой структуры управлять потоками информации становилось всё сложнее, и это напрямую влияло на скорость принятия решений.
Документооборот начал тормозить управленческие решения. Стало понятно: нужна современная электронная система и команда, которая сможет настроить её под реальные процессы компании.
Выбор был сделан в пользу «УльтраЮнион» и решения 1С:Документооборот КОРП.
Цель проекта
Перед командой стояли конкретные задачи:
- Создать единую систему электронного документооборота
- Сделать процессы согласования прозрачными
- Учесть специфику распределённой структуры
- Автоматизировать ключевые операции с документами
Что сделали
Проект выстроили поэтапно. Команда «УльтраЮнион» последовательно создала основу системы, навела порядок в документах, объединила все процессы в единый механизм и настроила понятные маршруты согласования. Каждый шаг был направлен на то, чтобы документооборот стал прозрачным, управляемым и удобным для сотрудников.
↑ Как мы добились таких результатов, по шагам рассказываем ниже
Шаг 1. Подготовили основу системы
Для начала специалисты выстроили «каркас» будущей системы:
- Заполнили структуру компании в программе
- Настроили должности и пользователей
- Разграничили права доступа
- Настроили корректную маршрутизацию документов
За счёт этого сделали систему управляемой и защищённой.
Шаг 2. Навели порядок в документах
Далее детально настроили в системе все типы документов.
Разделили входящие, исходящие и внутренние документы. Для входящих и исходящих выделили виды «Письмо» и «Счёт».
Особое внимание уделили внутренним документам. Настроили:
- Договоры (с подразделением на ЭДО и не ЭДО)
- Дополнительные соглашения
- Доверенности
- Протоколы совещаний
- Акты выполненных работ и приема-передачи
- Служебные записки
- Приказы
- Протоколы Совета Директоров
Все документы получили понятную структуру и единые правила работы.
Шаг 3. Интеграции и унификация
Чтобы система работала как единый механизм, выполнили:
- Интеграцию с почтовыми сервисами
- Загрузку базы контрагентов из предыдущих систем
- Настройку производственного календаря
- Создание уникальных нумераторов для каждого типа документов
За счёт всех перечисленных решений унифицировали делопроизводство по всей компании.
Шаг 4. Настроили маршруты согласования
Ключевая часть проекта — это бизнес-процессы. Реализовали ролевую маршрутизацию и создали шаблоны:
- Для обработки входящих счетов
- Исходящих писем
- Договоров и дополнительных соглашений
- Счетов на оплату
По требованию заказчика в карточки документов добавили реквизиты «Сумма» и «Сумма с НДС» — это важно для финансового учёта.
Также в логику движения документов добавили роль «X», что позволило оптимизировать финансовый контроль.
1С:Документооборот повышает эффективность процессов бизнеса. Согласования проходят быстрее, а решения принимаются без лишних задержек. Всё это напрямую влияет на скорость работы компании и её прибыль.
Важно, что 1С — это не только документооборот. В экосистеме есть решения для любых задач бизнеса: от бухгалтерии, налогового и кадрового учёта до управления продажами, складом, производством, финансами, проектами и CRM.
Подробнее с решениями 1С и их возможностями можно ознакомиться в каталоге. Сможете выбрать именно то, что закроет задачи вашего бизнеса.
Особенности проекта
Проект реализовывался для крупной, многопрофильной и динамично развивающейся компании с распределённой структурой и большим количеством типов документов.
Было важно не только учесть уникальные процессы, но и обеспечить их прозрачность и контроль, а также сохранить гибкость маршрутов.
Все настройки выполнялись с учётом специфики ОКИ и требований к финансовому контролю.
Результат
После внедрения компания получила:
- Централизованную и прозрачную систему работы с документами
- Автоматическую регистрацию, маршрутизацию и поиск документов
- Отказ от бумажных носителей в ключевых процессах
- Электронное согласование
- Более быстрое принятие управленческих решений
- Повышение исполнительской дисциплины
Команда «УльтраЮнион» создала для ОКИ единую систему с надёжным хранением документов. Время на работу с документооборотом сократилось в разы.
Проект показал, что даже для сложной и быстро растущей компании можно выстроить понятную и эффективную систему документооборота.
Для «Общества креативной инфраструктуры» электронный документооборот стал не формальностью, а рабочим инструментом управления — прозрачным, удобным и готовым поддерживать дальнейший рост бизнеса.
Если вы тоже хотите навести порядок в бизнес-процессах компании, свяжитесь с нами любым удобным способом. Подберём самое эффективное решение, которое сохранит время и ресурсы для развития вашего бизнеса.
А ещё, заглядывайте в наш профиль в ВК и телеграм-канал, найдёте много полезной информации для вашего бизнеса.
А ещё, заглядывайте в наш профиль в ВК и телеграм-канал, найдёте много полезной информации для вашего бизнеса.
