Электронные счета-фактуры: что это

Электронные счета-фактуры (ЭСФ) — это цифровые документы, электронный аналог традиционных бумажных счетов-фактур, которые высылаются и принимаются с помощью операторов электронного документооборота.

В 2024 году ЭСФ могут применяться как наравне с бумажными, так и вместо них.

Как основной первичный документ по НДС, электронные счета-фактуры имеют такую же юридическую силу, как и привычные бумажные.

Плюсы их использования:
+ сокращение времени на обработку и обмен информацией между контрагентами;
+ контроль ошибок;
+ экономия на канцтоварах и услугах курьеров.
Наверное, многие сталкивались с ситуацией, когда процесс получения счёта-фактуры от поставщика — сущий кошмар. То бухгалтер занят, то курьер не доставил, то секретарь потерял пакет.

Использование ЭСФ не обязательно, но возможно, если стороны согласовали применение данного формата, обменялись письменными согласиями и определили условия сотрудничества. Важно, чтобы обе стороны имели подходящие и совместимые технические средства для отправки, получения и обработки электронных счетов-фактур.

Итак, чтобы применять ЭСФ нужно:

согласовать этот момент с контрагентами;
получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
заключить договор с одним из операторов электронного документооборота.

Продавцы прослеживаемых товаров обязаны применять только электронные счета-фактуры.

ЭСФ до 01.04.2025:
— содержит все необходимые данные и реквизиты организации;
— формируется и выставляется в течение пяти дней;
— подписывается руководителем компании, ИП или уполномоченным лицом усиленной квалифицированной электронной подписью;
— хранится на протяжении 4-х лет. Следует также хранить электронные подписи, использованные для их оформления, подтверждения осуществлённых действий и уведомлений о получении;
— распечатывать или дублировать на бумаге не нужно.

Что делают участники процесса:

продавец: составляет ЭСФ, подписывает его УКЭП и передаёт контрагенту в XML-формате через оператора ЭДО. Для завершения документооборота нужно дождаться уведомления от покупателя о получении электронного документа;
оператор ЭДО: координирует доставку файла, проверяет на соответствие утверждённому ФНС формату, регистрирует даты отправки и получения;
покупатель: подтверждает получение счёта-фактуры электронной подписью и формирует извещение о получении через оператора ЭДО.

Минус ЭСФ — выставить их задним числом не получится, т.к. все даты (выставления, получения) фиксирует оператор, который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

Если отсутствует доступ к Интернету, случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным.

Функционал электронных счетов-фактур поддерживается во многих продуктах 1С — например, в «1С:Управление торговлей», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Бухгалтерия», «1С:Отчётность», «1С:Документооборот».

Программы позволяют правильно составить и отследить все необходимые реквизиты счёта-фактуры, отразить документы в электронных регистрах и информационной базе. На их основании формируется налоговая отчётность по НДС.